Creació d'un gràfic de Pareto en Excel

El principi de Pareto, que porta el nom de l'economista italià Vilfredo Pareto, afirma que El 80% dels problemes poden ser causats pel 20% de les causes. El principi pot ser informació molt útil o fins i tot salvar vides quan s'ha de triar primer quin dels molts problemes resoldre, o si l'eliminació de problemes es complica per circumstàncies externes.

Per exemple, us acaben de demanar que lidereu un equip que té dificultats per treballar en un projecte per orientar-los en la direcció correcta. Demaneu als membres de l'equip quins van ser els seus principals obstacles per assolir els seus objectius i objectius. Fan una llista que analitzes i esbrinen quines van ser les principals causes de cadascun dels problemes amb què es va trobar l'equip, intentant veure els punts en comú.

Totes les causes detectades dels problemes s'ordenen segons la freqüència de la seva aparició. Mirant les xifres, trobeu que la manca de comunicació entre els implementadors del projecte i les parts interessades del projecte és l'arrel dels 23 problemes principals als quals s'enfronta l'equip, mentre que el segon problema més gran és l'accés als recursos necessaris (sistemes informàtics, equips, etc.). .). .) va provocar només 11 complicacions associades. Altres problemes estan aïllats. És evident que resolent el problema de la comunicació es poden eliminar un gran percentatge de problemes, i resolent el problema d'accés als recursos es poden resoldre gairebé el 90% dels obstacles en el camí de l'equip. No només has descobert com ajudar l'equip, sinó que acabes de fer una anàlisi de Pareto.

Fer tot aquest treball en paper probablement trigarà un cert temps. El procés es pot accelerar molt utilitzant el gràfic de Pareto a Microsoft Excel.

Els gràfics de Pareto són una combinació d'un gràfic de línies i un histograma. Són únics perquè solen tenir un eix horitzontal (eix de categoria) i dos eixos verticals. El gràfic és útil per prioritzar i ordenar les dades.

La meva tasca és ajudar-vos a preparar dades per al gràfic de Pareto i després crear el gràfic en si. Si les vostres dades ja estan preparades per al gràfic de Pareto, podeu passar a la segona part.

Avui analitzarem una situació problemàtica en una empresa que reemborsa regularment les despeses dels empleats. La nostra tasca és esbrinar en què gastem més i entendre com podem reduir aquests costos en un 80% mitjançant una ràpida anàlisi de Pareto. Podem esbrinar quins costos representen el 80% dels reemborsaments i evitar costos elevats en el futur canviant la política per utilitzar els preus a l'engròs i discutir els costos dels empleats.

Primera part: preparar dades per al gràfic de Pareto

1. Organitzeu les vostres dades. A la nostra taula, hi ha 6 categories de compensació en efectiu i quantitats reclamades pels empleats.
2. Ordena les dades en ordre descendent. Comproveu que les columnes estiguin seleccionades А и Вper ordenar correctament.
3. Columna Suma quantitat (nombre de despeses) es calcula mitjançant la funció SUM (SUMA). Al nostre exemple, per obtenir la quantitat total, heu d'afegir les cel·les de V3 a V8.

Tecles directes: Per sumar un interval de valors, seleccioneu una cel·la B9 i premi Alt+=. L'import total serà de 12250 $.

3. 
4. Crea una columna Import acumulat (import acumulat). Comencem pel primer valor $ 3750 a la cel·la B3. Cada valor es basa en el valor de la cel·la anterior. En una cel·la C4 type =C3+B4 i premi Enter.
5. Per omplir automàticament les cel·les restants d'una columna, feu doble clic al controlador d'emplenament automàtic.
6. A continuació, creeu una columna % acumulat (percentatge acumulat). Per omplir aquesta columna, podeu utilitzar la suma de l'interval quantitat i valors de la columna Import acumulat. A la barra de fórmules d'una cel·la D3 enter =C3/$B$9 i premi Enter. Símbol $ crea una referència absoluta tal que el valor de la suma (referència de cel·la B9) no canvia quan copieu la fórmula cap avall.
7. Feu doble clic al marcador d'emplenament automàtic per omplir la columna amb una fórmula, o feu clic al marcador i arrossegueu-lo per la columna de dades.
8. Ara tot està a punt per començar a construir el gràfic de Pareto!

Segona part: Construcció d'un gràfic de Pareto en Excel

1. Seleccioneu les dades (al nostre exemple, cel·les de A2 by D8).
2. Premsa Alt + F1 al teclat per crear automàticament un gràfic a partir de les dades seleccionades.
3. Feu clic amb el botó dret a l'àrea del gràfic i des del menú que apareix, feu clic Selecciona les dades (Seleccioneu Dades). Apareixerà un quadre de diàleg Selecció d'una font de dades (Seleccioneu la font de dades). Seleccioneu la línia Import acumulat i premi Remove (Eliminar). Aleshores OK.
4. Feu clic al gràfic i utilitzeu les tecles de fletxa del teclat per moure's entre els seus elements. Quan es selecciona una fila de dades % acumulat, que ara coincideix amb l'eix de categories (eix horitzontal), feu-hi clic amb el botó dret i seleccioneu Canvia el tipus de gràfic per a una sèrie (Canvia el tipus de sèrie de gràfics). Ara aquesta sèrie de dades és difícil de veure, però possible.
5. Apareixerà un quadre de diàleg Canvia el tipus de gràfic (Canvia el tipus de gràfic), seleccioneu el gràfic de línies.
6. Així, hem obtingut un histograma i un gràfic de línies planes al llarg de l'eix horitzontal. Per mostrar el relleu d'un gràfic lineal, necessitem un altre eix vertical.
7. Feu clic amb el botó dret sobre una fila % acumulat i al menú que apareix, feu clic Format de sèrie de dades (Format Sèrie de dades). Apareixerà el quadre de diàleg amb el mateix nom.
8. A la secció Opcions de fila (Opcions de sèrie) seleccioneu Eix menor (Eix secundari) i premeu el botó a prop (Tanca).
9. Apareixerà l'eix percentual i el gràfic es convertirà en un gràfic de Pareto complet! Ara podem extreure conclusions: el gruix dels costos són les taxes de matrícula (Taxes de formació), l'equipament (Maquinari) i la papereria (Subministraments d'oficina).

Amb instruccions pas a pas per configurar i crear un gràfic de Pareto a Excel a mà, proveu-ho a la pràctica. Amb l'aplicació de l'anàlisi de Pareto, podeu identificar els problemes més significatius i fer un pas significatiu per resoldre'ls.