contingut
Sovint, un usuari d'Excel s'enfronta a la necessitat d'omplir les cel·les amb dades disposades en una determinada seqüència lògica. O, per exemple, fer una previsió de quin serà el valor d'un determinat indicador en un moment concret, si la tendència actual continua. Ara no cal saber desenes de fórmules per a tot això. Un parell de clics del ratolí són suficients i el problema està resolt. Tot és gràcies a l'autocompletar.
Aquesta característica és sorprenent per la seva comoditat. Per exemple, permet enumerar ràpidament els mesos naturals o fer-ho de manera que només es mostri el 15 i l'últim dia de cada mes (per exemple, als informes comptables).
Com podeu aprofitar aquesta gran característica?
A la cantonada inferior dreta hi ha un quadrat, arrossegant-lo, podeu continuar la sèrie de valors en què hi ha un determinat patró. Per exemple, si el primer dia és dilluns, fent aquesta senzilla operació, podeu posar valors a les línies següents: dimarts, dimecres, dijous, divendres, etc.
Si hi ha un conjunt de valors en una cel·la com 1,2,4, seleccionant-los tots i arrossegant el quadre cap avall, podeu continuar la sèrie numèrica fins a 8, 16, 32, etc. Això us permet reduir significativament els costos de temps.
De la mateixa manera, es crea una llista de noms de mesos.
I això és el que sembla utilitzar l'autocompletar per a una progressió aritmètica. En el nostre exemple, utilitzem dues cel·les amb valors d'1,3, respectivament, i després l'autocompletar continua la sèrie numèrica.
A més, la recepció funcionarà encara que el número estigui dins del text. Per exemple, si escriviu "1 quart" i arrossegueu el quadre cap avall, obtindreu el següent.
De fet, aquests són tots els conceptes bàsics que necessiteu saber. Però si voleu dominar les habilitats de treballar amb Excel de manera més professional, podeu familiaritzar-vos amb alguns xips i trucs.
Ús de la llista de dades d'emplenament automàtic
Per descomptat, fer una llista de mesos o dies de la setmana no és tot el que pot fer Excel. Posem per cas que tenim una llista de ciutats on la nostra empresa ha establert centres de servei. Primer heu d'anotar la llista completa a l'element "Canvia llistes", al qual es pot accedir mitjançant la seqüència de menú Fitxer - Opcions - Avançat - General - Edita llistes.
A continuació, apareixerà una finestra amb una llista de llistes que s'incorporen automàticament a Excel.
Aquí no n'hi ha molts. Però aquest malentès es pot corregir fàcilment. Per fer-ho, hi ha una finestra dreta en què s'escriu la seqüència correcta de valors uXNUMXbuXNUMXbis. La gravació es pot fer de dues maneres, tant amb comes com en columna. Si hi ha moltes dades, es poden importar. D'aquesta manera podeu estalviar molt de temps.
Què es necessita per a això? Primer heu de crear una llista de ciutats en algun lloc del document i, a continuació, feu-hi un enllaç al camp següent.
La llista ja està creada i es pot utilitzar per omplir totes les altres cel·les.
A més de llistes en format text, Excel permet crear seqüències numèriques, així com una llista de dates ordenades segons un patró determinat. Al principi d'aquest material, es va donar una de les maneres d'utilitzar-lo, però aquest és un nivell primitiu. Podeu utilitzar aquesta eina de manera més flexible, com un as de veritat.
En primer lloc, seleccionem els valors de seqüència requerits (un o més) juntament amb la part de l'interval que s'utilitzarà per a la llista. A continuació, trobem el botó “Emplenar” al panell superior i al menú que apareix, cliquem el botó “Progressió”.
A continuació, apareix una finestra amb la configuració.
A la seva part esquerra hi ha botons d'opció amb els quals es pot establir la ubicació de la futura seqüència: per files o columnes. En el primer cas, la llista baixarà, i en el segon, anirà a la dreta.
Immediatament a la dreta de la configuració d'ubicació hi ha un tauler on podeu seleccionar el tipus de seqüència numèrica. Hi ha diverses opcions per triar:
- Aritmètica. El valor de cada cel·la següent és un nombre determinat més gran que l'anterior. El seu valor ve determinat pel contingut del camp "Pas".
- Geomètric. Cada valor posterior és diverses vegades més gran que l'anterior. Quant depèn exactament del pas que indiqui l'usuari.
- Dates. Amb aquesta opció, l'usuari pot crear una seqüència de dates. Si seleccioneu aquest tipus, s'activen paràmetres addicionals per a la unitat de mesura. Es tenen en compte a l'hora d'elaborar la seqüència: dia, dia laborable, mes, any. Per tant, si seleccioneu l'element "dia laborable", els caps de setmana no s'inclouran a la llista.
- Autocompletar. Aquesta opció és semblant a arrossegar la cantonada inferior dreta. En paraules senzilles, Excel decideix per si mateix si ha de continuar la sèrie numèrica o és millor fer una llista més llarga. Si especifiqueu els valors 2 i 4 per endavant, els següents contindran els números 6, 8, etc. Si abans empleneu més cel·les, s'utilitzarà la funció de "regressió lineal" (aquesta és una opció molt interessant que us permet construir una previsió basada en la tendència existent).
A la part inferior d'aquest quadre de diàleg, com ja podeu veure, hi ha dues opcions: la mida del pas, comentada anteriorment, i el valor límit.
Després de completar totes les operacions, heu de prémer el botó "D'acord". De la mateixa manera, es crea una llista de dies laborables per a un període determinat (per exemple, fins al 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). I l'usuari no necessita fer un gran nombre de moviments innecessaris!
Això és tot, la configuració s'ha completat. Ara mirem alguns mètodes d'autocompletar més professionals.
Amb el ratolí
Aquesta és la forma més còmoda d'autocompletar, que us permet realitzar amb elegància fins i tot les operacions més complexes. Hi ha dues opcions sobre com es pot utilitzar: utilitzar el botó esquerre del ratolí o el dret. Per exemple, la tasca és fer una llista de números ordenats en ordre ascendent, on cada valor següent augmenta en un. Normalment, per a això, s'introdueix una unitat a la primera cel·la i un dos a la segona, després arrosseguen el quadre a la cantonada inferior dreta. Però és possible aconseguir aquest objectiu mitjançant un altre mètode: simplement omplint la primera cel·la. Aleshores, heu d'arrossegar-lo cap avall des de la cantonada inferior dreta. Després d'això, apareixerà un botó en forma de quadrat. Heu de fer-hi clic i seleccionar l'element "Emplenar".
També podeu utilitzar la funció "Emplenar només formats", amb la qual només podeu ampliar els formats de cel·la.
Però hi ha un mètode més ràpid: manteniu premut el botó Ctrl mentre arrossegueu la cel·la en paral·lel.
És cert que només és adequat per a seqüències d'autocompletar nombres. Si intenteu fer aquest truc amb dades d'un tipus diferent, els valors uXNUMXbuXNUMXb simplement es copiaran a les cel·les següents.
Hi ha una manera d'accelerar la trucada del menú contextual. Per fer-ho, arrossegueu el quadre mantenint premut el botó dret del ratolí.
Aleshores apareixerà un conjunt d'ordres. Per tant, podeu obrir un quadre de diàleg amb paràmetres d'emplenament automàtic addicionals fent clic a l'element del menú "Progressió". Però hi ha una limitació. La longitud màxima de la seqüència en aquest cas es limitarà a l'última cel·la.
Per tal que l'autocompleció es realitzi fins al valor requerit (un número o una data concrets), cal prémer el botó dret del ratolí, havent dirigit prèviament el cursor al quadre, i arrossegar el marcador cap avall. Aleshores torna el cursor. I l'últim pas és deixar anar el ratolí. Com a resultat, apareixerà un menú contextual amb la configuració d'emplenament automàtic. Seleccioneu una progressió. Aquí, només se selecciona una cel·la, de manera que cal que especifiqueu tots els paràmetres d'emplenament automàtic a la configuració: direcció, pas, valor límit i premeu el botó D'acord.
Una funció d'Excel especialment interessant és l'aproximació lineal i exponencial. Permet construir una previsió de com canviaran els valors, en funció del patró existent. Per regla general, per fer una previsió, cal utilitzar funcions especials d'Excel o realitzar càlculs complexos, en els quals es substitueixen els valors de la variable independent. És molt més fàcil demostrar aquest exemple a la pràctica.
Per exemple, hi ha una dinàmica d'un indicador, el valor del qual augmenta en el mateix nombre cada període.
És molt més fàcil entendre com es prediuen els valors amb una tendència lineal (quan cada indicador següent augmenta o disminueix en un valor determinat). Les funcions estàndard d'Excel són adequades per a això, però és millor dibuixar un gràfic que mostri la línia de tendència, l'equació de la funció i el valor esperat per a una major claredat.
Per esbrinar quin serà l'indicador previst en termes numèrics, a l'hora de calcular, heu de prendre com a base l'equació de regressió (o utilitzar directament les fórmules integrades a Excel). Com a resultat, hi haurà moltes accions que no tothom pot entendre de seguida.
Però la regressió lineal us permet abandonar completament les fórmules complexes i el traçat. Només cal que utilitzeu l'autocompletar. L'usuari pren una sèrie de dades sobre la base de les quals es fa una previsió. Es selecciona aquest conjunt de cel·les i, a continuació, es prem el botó dret del ratolí, que cal arrossegar l'interval pel nombre de cel·les necessaris (segons la distància del punt en el futur per al qual es calcula el valor previst). Apareixerà un menú contextual, on heu de seleccionar l'element "Aproximació lineal". Això és tot, s'obté una previsió que no requereix habilitats matemàtiques especials, traçar o derivar fórmules.
Si els indicadors augmenten durant cada període de temps en un percentatge determinat, estem parlant de creixement exponencial. Per exemple, la previsió de la dinàmica d'una epidèmia o la predicció dels interessos d'un dipòsit bancari es basa en aquest patró.
No hi ha un mètode més eficaç per predir el creixement exponencial que el que hem descrit.
Utilitzant el ratolí per emplenar les dates automàticament
Sovint cal augmentar la llista de dates ja existent. Per fer-ho, s'agafa una data i s'arrossega per la cantonada inferior dreta amb el botó esquerre del ratolí. Apareix una icona quadrada, on podeu seleccionar el mètode d'ompliment.
Per exemple, si un comptable utilitza un full de càlcul, l'opció "dies feiners" li convindria. A més, aquest article serà necessari per a qualsevol altre especialista que hagi de fer plans diaris, per exemple, RRHH.
I aquí hi ha una altra opció, com implementar l'ompliment automàtic de dates amb el ratolí. Per exemple, una empresa ha de pagar els salaris el 15 i l'últim dia del mes. A continuació, heu d'introduir dues dates, estirar-les i seleccionar el mètode d'ompliment "per mesos". Això es pot fer fent clic amb el botó esquerre del ratolí al quadrat de la cantonada inferior dreta o fent servir el botó dret, seguit d'una trucada automàtica al menú contextual.
Important! El dia 15 queda, independentment del mes, i l'últim és automàtic.
Amb el botó dret del ratolí podeu ajustar la progressió. Per exemple, feu una llista de dies laborables d'enguany, que encara estarà fins al 31 de desembre. Si utilitzeu l'emplenament automàtic amb el botó dret del ratolí o mitjançant el menú, al qual es pot accedir a través del quadrat, hi ha l'opció "Emplenat instantani". Per primera vegada, els desenvolupadors han proporcionat aquesta funció a Excel 2013. Cal que les cel·les s'omplin d'acord amb un patró determinat. Això us permetrà estalviar molt de temps.
Conclusions
De fet, això és tot. L'autocompletar és una funció molt útil que us ajuda a automatitzar molts fluxos de treball i fer prediccions basades en patrons. No calen fórmules ni càlculs addicionals. N'hi ha prou amb prémer un parell de botons i els resultats apareixeran com per art de màgia.