A Distància a la Universitat de Psicologia Pràctica, estem treballant en diferents mètodes d'autoorganització i millora de l'eficiència. Incloent com prioritzar correctament.
Per què prioritzar.
La primera raó és òbvia: fer primer les coses més importants. El segon motiu és menys evident: perquè en cada moment sàpigues exactament quin negoci estàs fent ara. Perquè no hi hagi opció, perquè és en el moment de l'elecció on comencen els llançaments, les excuses, els pensaments com “hauria d'entrar a prendre te” i així successivament.
Abaix de llançar, establiu prioritats.
Vull compartir amb vosaltres la manera de prioritzar del meu autor, no llegireu sobre aquest mètode enlloc més. Al meu entendre, aquesta és la manera més eficient de prioritzar, però té un inconvenient. Requereix coneixements de matemàtiques superiors per al segon grau, o més ben dit la capacitat de multiplicar i dividir.
Així que imagineu-ho Tu tens llista de tasques pendents. Permeteu-me esbossar un exemple:
- Grava un vídeo per al lloc
- Demaneu un escriptori d'ordinador
- Respon a correus electrònics urgents
- Desmunteu la caixa de l'armari
Bé, es tracta d'una llista com aquesta la vaig treure del sostre. A continuació, avaluarem la importància de cada cas. La importància constarà de tres paràmetres:
- Importància Què tan important és fer això? Passarà alguna cosa terrible si decidiu no fer-ho en absolut? Quant depèn de la seva implementació?
- Urgència — Amb quina rapidesa s'ha de fer això? Deixar-ho tot i fer-ho? O si ho fas en una setmana, és bàsicament normal?
- Complexitat —Quant de temps durarà aquest treball? Necessito negociar i interactuar amb altres persones per aconseguir-ho? Fins a quin punt és emocional i moralment senzill o, per contra, complex i desagradable?
Valoreu tots els casos d'aquests tres paràmetres en una escala de l'1 al 10 per ordre d'importància-urgència-dificultat. Al final, acabaràs amb alguna cosa com això:
- Grava un vídeo per al lloc 8 6 7
- Demaneu un escriptori d'ordinador 6 2 3
- Respon a correus electrònics urgents 7 9 2
- Desmunteu la caixa de l'armari 2 2 6
Així doncs, tots els casos s'avaluen segons els tres criteris Importància-Urgència-Complexitat, però fins ara no es podrà prioritzar, perquè encara no està clar quins casos posar en primer lloc, importants o urgents? O potser primer els més senzills, perquè es puguin fer ràpidament i perquè no distreguin?
Per prioritzar suposem la importància última de cada cas.
Importància = Importància * Urgència / Complexitat
Multiplica la importància per la urgència i divideix per la complexitat. Així, al cim, tindrem coses molt importants i molt urgents, tot i ser molt senzilles. Bé, al revés. I llavors la nostra llista serà així:
- Grava un vídeo per al lloc 8 * 6/7 = 6.9
- Comanda escriptori d'ordinador 6 * 2 / 3 = 4.0
- Respon a correus electrònics urgents 7 * 9 / 2 = 31.5
- Desmunteu la caixa a l'armari 2 * 2 / 6 = 0.7
Vaig utilitzar una calculadora per calcular i arrodonir els valors a dècimes, aquesta precisió serà suficient. Així que ara veiem com de fàcil és organitzar les coses per ordre de prioritat:
- Resposta als correus electrònics urgents 31.5
- Fes un vídeo per al lloc 6.9
- Comanda l'escriptori d'ordinador 4.0
- Desmuntar la caixa de l'armari 0.7
El millor d'aquest procediment és que no calen decisions complexes, hi ha un algorisme ja fet que sempre prioritzarà correctament. La teva tasca és només avaluar adequadament la importància, la urgència i la complexitat del cas, doncs la tècnica pren el relleu.
Prioritza d'aquesta manera amb la llista que has fet a la tasca anteriorper assegurar-se que no només és senzill, sinó que la llista final és força adequada. En primer lloc hi ha aquelles coses que són realment raonables de fer en primer lloc.