contingut
Gestió del temps «Amb la feina que tinc i quedo atrapat en una reunió inútil»
L'economista Pilar Lloret explica en «reunions de 30 minuts» com optimitzar al màxim aquestes cites de treball
Si quan se us notifica una nova reunió a la feina, ronceu amb descuit i resignació, alguna cosa no va bé. Aquestes cites de treball haurien de ser eines per millorar la nostra feina professional i, moltes vegades, acaben sent una pèrdua de temps.
Aquesta situació –molt més habitual del que sembla– va ser la que va motivar l’economista Pilar Lloret, especialitzada en anàlisi de riscos i negocis, per escriure "Reunions de 30 minuts", un llibre en el qual, mitjançant pautes i consells clars, proposa una manera d’augmentar l’eficiència d’aquestes reunions, complint així el seu objectiu.
Hem parlat amb l'autor i li hem demanat les claus per deixar de perdre el temps i aprofitar al màxim les reunions a les quals estem obligats a assistir:
Per què és tan important l’organització a l’hora de planificar una reunió?
Si no tenim una bona planificació i organització, els objectius no estaran clars, ni els punts a tractar, ni el temps disponible ... Per tant, ho farem durada incontrolada i no complirem les expectatives dels participants. És possible que ens frustrem i perdrem el temps de tothom.
Quins efectes negatius pot tenir una reunió mal planificada i en què no s’aconsegueix l’objectiu desitjat?
A més del cost en termes econòmics, assistir a reunions mal planificades i en què després de 90, 60 o 30 minuts no s’arriba a cap conclusió genera una percepció negativa i desànim entre els assistents. I si aquesta situació continua, és fàcil que amb el pas del temps ens estressem pensant "amb la feina que tinc i he d'assistir a una reunió inútil".
També té un efecte negatiu en l'opinió dels participants cap a l'organitzador, que en la majoria dels casos sol ser un cap.
Per què és 30 minuts el temps òptim durant la durada d’una reunió?
30 minuts és el repte que plantejo al llibre basat en la meva pròpia experiència en l’organització de reunions que funcionin. Evidentment hi ha reunions que necessitaran més temps, d'altres en què el vostre objectiu es pot incloure fins i tot en menys i, per descomptat, en alguna ocasió els 30 o fins i tot 60 minuts de la reunió es poden substituir per una trucada o un correu electrònic, per exemple.
Com funciona la figura de qui pren decisions en el llibre?
Quan parlem dels participants d’una reunió de 30 minuts, ho ha de quedar clar el nombre ideal no pot superar un màxim de cinc persones. I la vostra elecció ha de ser la correcta. Podem distingir les figures del moderador, coordinador, secretari (poden ser la mateixa persona) i dels participants. En principi, la presa de decisions en una reunió de 30 minuts i un màxim de cinc persones és consensuada i no ha de generar conflictes.
Com hem d’organitzar una reunió per fer-la el més eficient possible?
Podem resumir en cinc punts com organitzar la reunió de la següent manera. El primer seria definiu l’objectiu i el resultat desitjat de la reunió. El segon, tria els participants adequats. El tercer és planeja la reunió; Entre d’altres, elaboreu l’agenda, trieu el lloc, l’hora d’inici i la durada i envieu-la juntament amb els documents clau de la reunió als interessats amb temps suficient perquè puguin preparar-la.
En quart lloc, hem de tenir en compte el disseny d’estructures de les reunions, és a dir, les normes de funcionament i, per descomptat, com els 30 minuts que dura la reunió s’estructuren per contingut. Finalment, és important fer un seguiment de reunions. Assegureu-vos que tots els participants coneguin els acords presos i, en cas que s’hagi de dur a terme alguna acció de seguiment, quines són les tasques assignades a cadascun i el temps d’execució