Converteix CSV a Excel com a taula

El contingut de les bases de dades s'extreu normalment com a fitxer .csv. Tanmateix, només és un fitxer de text, poc llegible. Per treballar amb el contingut de la base de dades, cal presentar-lo en un format diferent, sovint els fulls d'Excel són els més convenients. En aquest article es parlarà sobre quins mètodes existeixen per fer-ho, quin és el millor i quins errors hi ha a l'hora de transferir dades.

Com convertir CSV a format Excel

Hi ha diverses maneres en què un document CSV descarregat d'una base de dades es pot transferir a Excel. En parlarem de tres:

1. Obertura directa en Excel.
2. Obertura mitjançant l'Explorador de Windows.
3. Importa document amb canvi de format.

Obertura d'un document CSV a Excel

Excel pot obrir documents .csv directament sense conversió. El format no canvia després d'obrir-se d'aquesta manera, es desa l'extensió .csv, tot i que l'extensió es pot canviar després de l'edició.

1. Inicieu Excel, feu clic a "Dossier", llavors"obert".
2. A la finestra que apareix, seleccioneu l'opció "Fitxers de textde la llista ampliada.

3. Cerqueu el document que necessiteu i feu-hi doble clic.

Els documents .csv s'obren a Excel immediatament, sense cap manipulació addicional. Però els fitxers .txt requeriran conversió; apareixerà una finestra "Auxiliars d'importació de text".

Hi ha casos en què és millor no obrir el document directament, sinó trucar Mestre. Aquest enfocament es justifica en els casos següents:

• el caràcter de separació utilitzat al document no és estàndard, o n'hi ha diverses varietats;
• el document conté dates en diferents formats;
• esteu convertint nombres que comencen amb zeros i voleu mantenir-los així;
• abans de transferir dades, voleu veure com serà el resultat final;
• generalment voleu més portabilitat.

Mestre començarà si canvieu l'extensió del document a .txt. També podeu començar a importar un fitxer de manera diferent, cosa que es comentarà més endavant, després de descriure el segon mètode d'obertura.

Si feu canvis al document després d'obrir-lo, Excel us demanarà que el deseu com a .xls (o .xlsx) perquè, en cas contrari, es perdrà part del format. Aleshores sempre hi haurà l'oportunitat de tornar a canviar el format, però es pot perdre una altra part del contingut: els zeros poden desaparèixer al començament dels números, alguns dels registres poden canviar la seva aparença.

Obrir un document CSV mitjançant l'Explorador de Windows

Aquest camí no és fonamentalment diferent de l'anterior. Per obrir un document, només cal fer-hi doble clic a l'Explorador de Windows.

Abans d'obrir, assegureu-vos que al costat del nom del document hi hagi una icona per al programa Excel, i no una altra, això vol dir que Excel està seleccionat com el programa que hauria d'obrir aquests fitxers. En cas contrari, s'obrirà un altre programa. Podeu canviar-lo a Excel així:

1. Truqueu al menú contextual fent clic amb el botó dret a qualsevol fitxer .csv i apliqueu-lo Obriu amb... > Seleccioneu el programa.
2. seleccionar Excel (escriptori) of Programes recomanats, designeu-lo com un programa que s'hauria d'utilitzar sempre per a aquests fitxers (marqueu la casella de sota) i tanqueu la finestra prement OK.

Importar CSV a Excel

També és possible convertir el document obert en un llibre de treball Excel. El format canviarà a .xls per a les versions anteriors d'Excel (2000, 2003) i .xlsx per a totes les altres. Tot el contingut es mostrarà en un sol full.

1. Feu clic a la cel·la del full on hauria de començar la importació. Aquesta sol ser la primera cel·la de la taula, A1. A partir d'ell, s'ompliran tantes files com hi hagi al fitxer obert i tantes columnes com valors hi hagi a cada columna.
2. A la pestanya “Dades” en grup"Obtenció de dades externes" selecciona "Del text".

3. A la finestra que apareix, cerqueu el document necessari i feu-hi doble clic (també podeu utilitzar el botó Import a la part inferior de la finestra).

4. A continuació, heu de seguir les instruccions pas a pas de l'obertura Auxiliars d'importació de text.

La imatge següent mostra el document original i el resultat esperat. Per tal que tot sembli exactament així després de la importació, heu d'aplicar diversos paràmetres, que es parlaran més endavant.

. L'assistent us demanarà que seleccioneu un tipus de fitxer - com podeu endevinar, serà "amb separadors" (en anglès - delimitat), i la línia a partir de la qual començarà la transferència de contingut; molt probablement, haureu de començar termes 1si no voleu transferir només una part del contingut. La finestra següent mostrarà les primeres línies del document seleccionat.

. Ara heu d'entendre quin s'utilitza separador (pot haver-hi més d'un) al fitxer i especifiqueu aquest caràcter a Mestres. Té opcions per seleccionar entre delimitadors estàndard, però si s'utilitza un caràcter atípic al document, podeu triar un altre i introduïu el caràcter desitjat. Al fitxer utilitzat per a la demostració, els delimitadors són − Coma и Llengüeta. Les comes separen les cel·les amb les característiques del producte, com ara el número de sèrie i el nombre de còpies venudes, i les pestanyes separen un producte d'un altre; la informació sobre cadascun ha de començar en una línia nova.

També cal definir i concretar delimitador de text. Aquest és un caràcter situat abans i després de cada fragment de text que s'ha d'ubicar en una cel·la. Gràcies al delimitador, cada segment d'aquest tipus es percep com un valor independent, encara que dins hi hagi caràcters escollits per separar els valors. Al nostre document, cada valor s'emmarca amb cometes; per tant, fins i tot si conté una coma (per exemple, "començar, després continuar"), tot el seu text es col·locarà en una cel·la i no en dues consecutives.

Pas 3. Aquí n'hi ha prou amb mirar la vista prèvia i, si no mostra cap defecte inacceptable, feu clic Finish. Pot passar que alguns dels valors no estiguin separats per un separador, sinó per diversos, com a resultat, entre elles apareixeran cel·les sense valors. Per evitar que això passi, marqueu la casella de selecció Tracteu els delimitadors consecutius com un sol.

5. Seleccioneu el camí de destinació (pot ser un full nou o un full existent) i feu clic OKper completar el procés d'importació.

També podeu fer clic a materials —Hi ha altres possibilitats. Per exemple, podeu donar format al contingut, personalitzar l'etiquetatge i com s'actualitza la informació.

De vegades, el resultat de la conversió està lluny de ser esperat. Com es pot canviar aquest resultat s'explicarà a la següent secció de l'article.

Problemes durant la conversió i les seves solucions

Durant tot el temps que existeix el format CSV, ningú s'ha molestat a documentar-lo oficialment. Per tant, tot i que se suposa que s'han d'utilitzar comes per separar valors, de fet, diferents bases de dades utilitzen diferents separadors: punt i coma, tabulacions i altres.

Els delimitadors de text també poden variar: la majoria de vegades són cometes o una marca d'ordre de bytes. Pot ser que no hi hagi cap delimitador; aleshores, el caràcter que s'utilitza com a separador sempre es percep com a tal (aleshores no sol ser una coma, s'utilitza massa sovint al text, sinó un caràcter diferent i menys comú).

És possible que els fitxers no estàndard no s'obrin correctament; per tal que es mostrin com haurien de ser, heu de canviar la configuració de l'ordinador o el programa d'obertura. Vegem quines dificultats hi ha i quines solucions hi ha.

El fitxer no s'obre correctament

evidència. Tot el contingut del document es col·loca a la primera columna.

Causar. El document utilitza un caràcter com a delimitador que no està designat com a tal a la configuració de l'ordinador o està reservat per a una funció diferent. Per exemple, una coma es pot reservar per separar les parts decimals d'un nombre i, per tant, no pot separar valors en un fitxer.

Solutions. Hi ha diferents maneres de resoldre aquest problema:

1. Canvieu el caràcter de separació al mateix document. Obriu-lo al Bloc de notes o un editor similar i, a la línia inicial (buida, totes les dades haurien d'estar a les línies següents), introduïu el text següent:

• per canviar el separador a una coma: setembre
• per canviar a punt i coma: sep=;

Un altre personatge escrit després sep = a la línia inicial, també esdevindrà un delimitador.

2. El caràcter separador utilitzat al fitxer també es pot especificar al mateix Excel. A les versions 2016, 2013 o 2010, per a això cal obrir la pestanya dades i tria "Text per columnes” en grup"Treballant amb dades”.

Això obrirà la finestra "Assistents per distribuir text en columnes”. Allà, entre els formats de dades proposats, cal triar aquells amb separadors. Aleshores cal prémer Següent i, després de triar un delimitador, Finish.

3. Per obrir automàticament un document amb Assistent d’importació, i no només en un full d'Excel, l'extensió es pot canviar de .csv a .txt. AT Mestres és possible especificar qualsevol caràcter com a separador: com fer-ho, s'ha explicat l'article anteriorment.
4. Utilitzeu VBA. Podeu utilitzar, per exemple, – és adequat per a Excel 2000 o 2003. El codi es pot canviar perquè sigui adequat per a altres versions.

Les solucions presentades anteriorment estan dissenyades per a documents individuals, la configuració dels quals difereix de les habituals. Aquestes seqüències d'accions s'hauran d'aplicar per a cada fitxer que no s'obre correctament. Si la majoria dels documents no s'obren correctament, potser la millor solució és canviar la configuració de l'ordinador, això es parla a la cinquena solució.

5. Canviar el separador i el punt decimal a la configuració de l'ordinador

В Panell de control, cridat amb el botó Començar, seleccioneu "Opcions extra” de la llista "Normes regionals”. Després de fer clic, apareixerà una finestraConfiguració de format" - en ell podeu seleccionar "Separador de llistes" i el separador de les parts enteres i fraccionàries del nombre. Si els fitxers requereixen una coma com a delimitador, primer establiu el punt com a punt decimal. Pot ser que sigui al revés: necessiteu un punt i coma com a caràcter separador. Aleshores, per a les fraccions, podeu deixar qualsevol signe, això no causarà cap conflicte.

Quan s'hagin completat tots els paràmetres, feu clic OK a les dues finestres obertes: es tancaran i es desaran els canvis. Tingueu en compte que ara funcionen per a tots els programes de l'ordinador.

Elimina els zeros inicials

Signar. Alguns dels valors del document font són números que comencen amb zeros que no estan separats per un signe de fracció (per exemple, xifres i codis amb un nombre fix de dígits, inicis de sessió i contrasenyes, lectures de comptadors i instruments). A Excel, els zeros al començament d'aquests nombres desapareixen. Si editeu el fitxer i després el deseu com a llibre de treball d'Excel, ja no serà possible trobar en aquest llibre de treball on estaven els nombres amb zeros.

Causar. Excel té formats separats per a text i números. Als fitxers de text, no hi ha aquesta separació i, per tant, Excel assigna el format General a tots els valors. Significa que el text es mostra com a text i els números sense caràcters alfabètics es mostren com un nombre que no pot començar amb zeros.

Solució. Canvieu l'extensió a .txt per habilitar l'assistent d'importació quan obriu el document. Quan arribeu al pas 3, canvieu el format de les columnes amb números que comencen amb zeros a text.

Alguns dels valors semblen dates

Signar. Les dates mostren valors que originalment són text sense format o números.

Causar. El format general consisteix a convertir els valors en dates que s'assemblen a les d'Excel. Si el document CSV conté un únic valor com 12 de maig, aleshores al full d'Excel es mostrarà com a data.

Solució. Igual que en el cas anterior. Canvia l'extensió a .txt, en Mestres canviar el format dels valors convertits en dates a text.

Si, per contra, voleu mostrar el contingut d'una determinada columna com a dates, definiu-ne el format data. Hi ha diversos tipus de format de data, així que seleccioneu el que necessiteu de la llista.

Com importar diversos fitxers CSV a Excel

Excel pot obrir diversos fitxers CSV alhora.

1. Premsa Fitxer> Obre i seleccioneu l’opció Fitxers de text de la llista desplegable següent.
2. Per seleccionar diversos fitxers un al costat de l'altre, primer seleccioneu el primer i, a continuació, feu clic Canviar i feu clic a l'últim. A més dels fitxers seleccionats, es seleccionaran tots els fitxers intermedis.
3. feu clic obert.

El desavantatge d'aquest mètode és que cada fitxer seleccionat s'obrirà per separat a Excel. Passar d'un document a un altre pot augmentar els costos de temps. Tanmateix, aleshores és possible copiar el contingut de tots ells en fulls del mateix llibre de treball.

L'explicació va ser llarga, però ara podreu obrir qualsevol fitxer CSV a Excel sense gaire dificultat. Si alguna cosa sembla incomprensible a primera vista, només cal seguir els passos indicats i tot quedarà clar.