contingut
Ara és l'era de la informació. La quantitat de dades que la gent ha de processar cada dia augmenta cada cop més. Això s'aplica a totes les àrees possibles de la vida, inclosa la feina. Ara hi ha cada cop més àrees de l'activitat humana en què hi ha una necessitat aguda de la capacitat de processar ràpidament grans quantitats d'informació.
Una de les funcions d'Excel que us permet fer-ho és l'agrupació. El fet és que l'estructuració de la informació ajuda a treballar no amb totes les dades disponibles, sinó només amb petites parts. Si empaqueteu el mateix tipus d'informació en un bloc, és més fàcil per a l'ordinador i per a la pròpia persona. Gairebé no hi ha cap àmbit en el qual l'estructuració de la informació no sigui demandada:
- Tractament de dades de vendes. Els magatzems reben regularment grans lots d'una gran varietat de mercaderies amb diferents costos, pes, proveïdor, nom, etc. L'estructuració de les dades facilita la navegació en tota aquesta varietat d'informació.
- Estudis. La qualitat de l'educació i l'autoeducació està estretament relacionada amb el grau d'estructuració de la informació. Per tant, si agrupeu correctament dades del mateix tipus una al costat de l'altra, serà més fàcil realitzar no només tasques pràctiques relacionades amb l'estadística, per exemple, sinó també tasques teòriques, organitzar els deures, etc.
- Informe comptable. Els comptadors regularment han de tractar amb números, cadascun dels quals té connexions amb altres números. I perquè sigui més còmode treballar amb un gran nombre de valors uXNUMXbuXNUMXrelacionats entre si i informació d'un tipus diferent, és molt convenient utilitzar l'agrupació de dades.
A més, la funció d'agrupació de dades us permet amagar informació obsoleta. Vegem com funciona i com el pots utilitzar.
Com configurar els paràmetres de la funció
Per treballar amb l'agrupació de dades, primer heu de configurar-lo. Per fer-ho, aneu a la pestanya "Dades" i hi trobareu l'opció "Estructura". A continuació, apareixerà un tauler emergent en el qual haureu de trobar un botó a l'extrem inferior dret.
Després d'això, apareixerà una finestra en la qual haureu de seleccionar les caselles de selecció adequades i prémer la tecla D'acord. Aquests paràmetres controlen com es mostraran les dades.
Important: a la pràctica, moltes persones troben força incòmode mostrar els totals sota les dades. Per tant, podeu deixar aquesta casella sense marcar. També es recomana marcar la casella "Estils automàtics".
Després de completar aquests passos, podeu començar immediatament a agrupar la informació.
Com agrupar les dades per files
Ara anem a esbrinar què cal fer per agrupar files, a la pràctica.
- Creeu una fila nova per sobre o per sota de les que volem agrupar. Tot depèn del mètode per mostrar els resultats escollit en l'etapa anterior.
- El següent pas és crear un títol de taula a la cel·la superior esquerra de la fila afegida. Aquest serà el nom del grup en el qual es combinaran les cel·les que són comunes en una determinada base.
- Seleccioneu totes les cel·les de l'àrea a sota de la fila acabada de crear o a sobre d'ella (segons el que hem fet al primer pas). Després d'això, busquem el botó "Estructura" a la pestanya de dades i allà trobem l'opció "Agrupar". És important no fer clic a la fletxa o al nom de l'ordre del tauler emergent, sinó a la icona.
Si encara feu clic a la fletxa avall, apareixerà un menú addicional en el qual podeu seleccionar la funció d'agrupació o crear una estructura. Ens interessa principalment agrupar-nos en aquesta etapa.
Després d'això, seleccionem la característica principal per la qual es durà a terme l'agrupació. Pot ser files o columnes. Si no canvieu res, el primer element es selecciona per defecte. Després d'haver-nos assegurat que la configuració s'ha configurat com necessitem, hem de confirmar les nostres accions prement el botó D'acord. Com que estem agrupant per fila, no hem de canviar res, només hem de comprovar-ho.
Important: si, abans de començar a agrupar objectes, seleccioneu no una cel·la, sinó columnes o files senceres al tauler de coordenades, aquest quadre de diàleg no apareixerà. El programa esbrinarà què fer per si mateix.
El fet que les línies estiguessin agrupades, ho podem entendre pel signe menys al panell de coordenades. Això ens indica que les dades es van revelar. Ara els podem amagar fent clic en aquesta icona o fent clic al botó 1 una mica més amunt (indica el grau d'agrupació).
Veiem que les línies estan amagades i el signe menys ha canviat a més. Per obrir la línia desitjada, podeu fer-hi clic i, a continuació, el programa ho farà pel seu compte. Si necessiteu ampliar totes les línies, heu de fer clic al botó "2", que es troba a la part superior del tauler de coordenades en aquest cas.
Com agrupar columnes
Per agrupar columnes, l'algorisme d'accions és aproximadament el mateix:
- En funció de quines opcions hem seleccionat a la configuració, hem d'inserir una nova columna a l'esquerra o a la dreta de l'àrea que s'agruparà.
- Anotem el nom del grup a la cel·la superior de la columna que apareix.
- Seleccionem totes les columnes que necessitem agrupar (només deixem la que hem afegit a la primera etapa), i després premem el botó "Agrupar" de la mateixa manera que l'algorisme descrit anteriorment.
- Ara hem de fer clic a l'element "Columnes" a la petita finestra i fer clic al botó "D'acord".
- Bona sort.
Nota. Igual que quan s'agrupen files, si seleccionem columnes senceres a la barra de coordenades horitzontals, no obtenim un petit quadre de diàleg.
Com fer l'agrupació multinivell
Excel és un programa funcional, però les seves possibilitats no acaben amb l'agrupació d'un sol nivell, tal com es descriu als exemples anteriors. També hi ha la capacitat d'agrupar cèl·lules per diversos nivells. Això es fa de la següent manera:
- Per començar, el grup principal es crea de la manera descrita anteriorment. Aleshores s'hi afegiran subgrups.
- Després d'això, ens assegurem que el grup principal estigui obert. També realitzem les accions descrites anteriorment. Els passos específics depenen de si la persona està treballant amb files o columnes.
- Com a resultat, es poden crear grups de diversos nivells.
Instruccions per desagrupar dades
Es pot produir una situació quan un grup o subgrup creat prèviament ja no sigui necessari. Hi ha una funció independent per a això: "Desagrupa". Per implementar-lo, heu de seguir els passos següents:
- Seleccioneu els elements que formen part del grup.
- Obriu la pestanya "Dades".
- Hi trobem el grup “Estructura”, obrim amb la fletxa de sota.
- Allà, feu clic al botó "Desagrupa". És molt important fer clic a la icona, no a la inscripció.
A continuació, escollim què volem desagrupar exactament. Seleccionem l'element que convé en funció del que hem agrupat prèviament. Després de completar l'acció, premeu el botó D'acord.
Atenció! Si abans es va fer una agrupació multinivell o es van crear diversos grups diferents, s'haurien de reformar per separat.
Aquí també rebem aquest resultat. 
Aquest és un algorisme general per desagrupar cel·les, però com en qualsevol negoci, hi ha molts matisos. Vegem-los amb més detall.
Com desagrupar els fulls
Pot ser que sigui necessari desagrupar els fulls de tant en tant. Per fer-ho, heu de realitzar la següent seqüència d'accions:
- Per començar, trobem aquells fulls que s'han agrupat. Si els fulls s'han agrupat prèviament, es mostraran del mateix color o el títol serà en negreta.
- Després d'això, heu de fer clic amb el botó dret en un dels fulls del grup i, a continuació, fer clic al botó "Desagrupa els fulls" al menú contextual. Ara es desagruparan i tots els canvis es faran independentment dels altres.
Una altra manera de desagrupar els fulls és utilitzant la tecla Maj i fent clic al full actiu del grup que voleu desagrupar. És a dir, heu de definir el grup del qual cal desagrupar, després feu clic a una de les pestanyes i, a continuació, feu-hi clic mentre manteniu premuda la tecla Maj.
Un cop fets els canvis, ara podeu agrupar alguns dels fulls. Per fer-ho, premeu la tecla Ctrl o Cmd (la primera és per a ordinadors amb Windows i la segona per a tecnologia Apple) i mentre premeu el botó, feu clic alternativament sobre els fulls que voleu combinar en un grup. Després d'això, el programa ho farà tot per l'usuari.
Com desagrupar les dades agrupades manualment
Abans de desagrupar les cel·les, primer heu d'entendre com es van agrupar: manualment o automàticament. L'agrupació manual es considera el mètode descrit anteriorment. La generació automàtica de grups és quan es creen mitjançant determinades funcions. Per exemple, després de generar subtotals. El fet d'aprofitar aquesta oportunitat es pot entendre des de la línia “Resultats intermedis”.
Si les dades es van agrupar mitjançant la funció del mateix nom Excel, aleshores, per dissoldre'l, cal assegurar-se que el grup està desplegat. Si no, heu de fer clic al botó + de la barra lateral de l'esquerra. El fet que el grup estigui desplegat, podem jutjar pel botó, al mateix lloc. Quan ampliem un grup, comencem a veure tant files com grups ocults. Després d'això, utilitzant el teclat o el botó esquerre del ratolí, seleccioneu totes les cel·les del grup i, després, segons l'algorisme descrit anteriorment.
Poca gent sap que hi ha una altra manera de desagrupar les cel·les agrupades manualment: utilitzant tecles d'accés ràpid.
Per fer-ho, primer heu de seleccionar aquelles columnes que s'han agrupat i després premeu les tecles Alt + Maj + fletxa esquerra. Si el treball es realitza en un ordinador controlat amb Mac OS, cal que utilitzeu la combinació de tecles Command + Maj + J.
Com desagrupar dades agrupades automàticament
Si, com a resultat de la comprovació que es va fer al paràgraf anterior, va resultar que les dades s'agrupaven automàticament, tot és una mica més complicat, ja que la funció estàndard de desagrupació no funcionarà en aquest cas. Les accions depenen del que es va dur a terme exactament l'agrupació de dades. Si aquesta és la funció "Subtotals", la seqüència d'accions és la següent:
- Obrim la mateixa pestanya amb dades al panell principal (o cinta, com també s'anomena sovint).
- Després de fer clic al botó "Subtotals" (que és exactament el que hem de fer com a segon pas), tindrem una finestra. El botó en si es troba a la mateixa secció - Estructura. Després d'això, apareixerà una finestra en la qual haurem de fer clic al botó "Suprimeix-ho tot". Es pot trobar a l'extrem inferior esquerre de la finestra o en qualsevol altre lloc (segons la versió d'Office i el programa de full de càlcul específic).
Atenció! Aquest mètode elimina no només el grup, sinó també subtotals. Per tant, si cal conservar-los, és millor copiar els elements del grup a un altre full i utilitzar-los com a no agrupats.
Una recomanació ferma per a qualsevol operació amb una taula per agrupar o desagrupar dades. Abans de fer-ho, heu de fer una còpia de la taula original. En aquest cas, podeu restaurar la vista original del document si alguna cosa no va segons el previst.
Així, Excel té una funcionalitat molt àmplia per estructurar dades. Per descomptat, no podrà fer-ho tot per una persona, però us permet organitzar el treball de manera més còmoda amb dades estructurades. La resta l'haurà de fer la persona. No obstant això, aquesta és una eina molt funcional que serà molt útil per a aquells que han de treballar amb grans quantitats d'informació numèrica i textual.