Com crear un diagrama de Gantt a Excel?

contingut

Què és un gràfic de Gantt?
Com crear un diagrama de Gantt a Excel 2010, 2007 i 2013
Plantilla de diagrama de Gantt a Excel

Si se't demana que anomenaries els tres components més importants de Microsoft Excel, quins anomenaries? Molt probablement, fulls on s'introdueixen dades, fórmules que s'utilitzen per fer càlculs i gràfics amb els quals es poden representar gràficament dades de diferent naturalesa.

Estic segur que tots els usuaris d'Excel sap què és un gràfic i com crear-lo. No obstant això, hi ha un tipus de gràfic que està envoltat d'obscuritat per a molts: diagrama de Gantt. Aquesta guia ràpida explicarà les característiques principals d'un diagrama de Gantt, us indicarà com fer un diagrama de Gantt senzill a Excel, us indicarà on podeu descarregar plantilles avançades de diagrama de Gantt i com utilitzar el servei en línia de gestió de projectes per crear diagrames de Gantt.

Què és un gràfic de Gantt?

diagrama de Gantt porta el nom d'Henry Gantt, un enginyer i consultor de gestió nord-americà que va elaborar el diagrama l'any 1910. El diagrama de Gantt a Excel representa projectes o tasques com una cascada de gràfics de barres horitzontals. El diagrama de Gantt mostra l'estructura desglossada del projecte (dates d'inici i finalització, diverses relacions entre tasques dins del projecte) i així ajuda a controlar l'execució de les tasques a temps i d'acord amb els punts de referència previstos.

Com crear un diagrama de Gantt a Excel 2010, 2007 i 2013

Malauradament, Microsoft Excel no ofereix una plantilla de diagrama de Gantt integrada. Tanmateix, podeu crear-ne un ràpidament usant la funcionalitat del gràfic de barres i una mica de format.

Seguiu aquests passos amb cura i no trigarà més de 3 minuts a crear un diagrama de Gantt senzill. En els nostres exemples, estem creant un diagrama de Gantt a Excel 2010, però el mateix es pot fer a Excel 2007 i 2013.

Pas 1. Creeu una taula de projectes

En primer lloc, introduirem les dades del projecte en un full d'Excel. Escriviu cada tasca en una línia separada i especifiqueu un pla de desglossament del projecte data d'inici (Data d'inici), graduació (data de finalització) i durada (Durada), és a dir, el nombre de dies que triga a completar la tasca.

Consell: Només calen les columnes per crear un diagrama de Gantt Data d'inici и Durada. Tanmateix, si també creeu una columna data de finalització, aleshores podeu calcular la durada de la tasca mitjançant una fórmula senzilla, tal com es veu a la figura següent:

Pas 2. Creeu un gràfic de barres d'Excel normal basat en la base de dades de la columna "Data d'inici".

Comenceu a crear un diagrama de Gantt a Excel creant un senzill gràfic de barres apilats:

Destaca un rang Dates d'inici juntament amb l'encapçalament de la columna, en el nostre exemple ho és B1: B11. Cal seleccionar només cel·les amb dades, i no tota la columna del full.
A la pestanya Avançat Insereix (Insereix) a Gràfics, feu clic Insereix gràfic de barres (Bar).
Al menú que s'obre, al grup Governat (Barra 2D) feu clic Reglat apilat (Barra apilada).

Com a resultat, el següent gràfic hauria d'aparèixer al full:

Nota: Algunes de les altres instruccions per crear gràfics de Gantt suggereixen que primer creeu un gràfic de barres buit i després ompliu-lo amb dades, tal com farem al següent pas. Però crec que el mètode mostrat és millor perquè Microsoft Excel afegirà automàticament una fila de dades i així estalviarem temps.

Pas 3: afegiu dades de durada al gràfic

A continuació, hem d'afegir una sèrie de dades més al nostre futur diagrama de Gantt.

Feu clic amb el botó dret a qualsevol lloc del diagrama i, al menú contextual, feu clic Selecciona les dades (Seleccioneu Dades). S'obrirà un quadre de diàleg Selecció d'una font de dades (Seleccioneu la font de dades). Com podeu veure a la figura següent, les dades de la columna Data d'inici ja afegit al camp Elements de llegenda (files) (Entrades de llegenda (sèrie). Ara heu d'afegir aquí les dades de la columna Durada.
premsa Add (Afegeix) per seleccionar dades addicionals (Durada) per mostrar-les al diagrama de Gantt.
A la finestra oberta Canvi de fila (Edita la sèrie) fes això:
- A la Nom de fila (Nom de la sèrie) introduïu "Durada" o qualsevol altre nom que vulgueu. O podeu col·locar el cursor en aquest camp i, a continuació, fer clic al títol de la columna corresponent de la taula; el títol sobre el qual es feu clic s'afegirà com a nom de sèrie per al diagrama de Gantt.
- Feu clic a la icona de selecció d'interval que hi ha al costat del camp Els valors (Valors de sèrie).
Finestra de diàleg Canvi de fila (Edita la sèrie) disminuirà. Ressalteu les dades en una columna Duradafent clic a la primera cel·la (en el nostre cas és D2) i arrossegant cap avall fins a l'última cel·la de dades (D11). Assegureu-vos de no seleccionar accidentalment un encapçalament o cap cel·la buida.
Torneu a prémer la icona de selecció de rang. Finestra de diàleg Canvi de fila (Edita sèrie) es tornarà a ampliar i apareixeran els camps Nom de fila (Nom de la sèrie) и Els valors (Valors de sèrie). Feu clic a D'acord.
Tornarem a la finestra de nou Selecció d'una font de dades (Seleccioneu la font de dades). Ara al camp Elements de llegenda (files) (Entrades de llegenda (sèrie) veiem una sèrie Data d'inici i un número Durada. Només cal que feu clic OK, i les dades s'afegiran al gràfic.

El diagrama hauria de semblar a això:

Pas 4: afegiu descripcions de tasques al diagrama de Gantt

Ara heu de mostrar una llista de tasques al costat esquerre del diagrama en lloc de números.

Feu clic amb el botó dret a qualsevol punt de l'àrea de traçat (la zona amb ratlles blaves i taronges) i al menú que apareix, feu clic a Selecciona les dades (Seleccioneu Dades) per tornar a aparèixer el quadre de diàleg Selecció d'una font de dades (Seleccioneu la font de dades).
A l'àrea esquerra del quadre de diàleg, seleccioneu Data d'inici I feu clic a Canviar (Edita) a l'àrea dreta de la finestra titulada Etiquetes d'eix horitzontal (categories) (Etiquetes d'eixos (categoria) horitzontals).
S'obrirà un petit quadre de diàleg Etiquetes dels eixos (Etiquetes d'eix). Ara heu de seleccionar les tasques de la mateixa manera que al pas anterior vam seleccionar les dades sobre la durada de les tasques (columna Durades): feu clic a la icona de selecció d'interval, després feu clic a la primera tasca de la taula i arrossegueu la selecció amb el ratolí. fins a l'última tasca. Recordeu que l'encapçalament de la columna no s'ha de ressaltar. Un cop ho hàgiu fet, torneu a fer clic a la icona de selecció d'interval per obrir el quadre de diàleg.
Doble toc OKper tancar tots els quadres de diàleg.
Suprimiu la llegenda del gràfic: feu-hi clic amb el botó dret i, al menú contextual, feu clic Remove (Suprimeix).

En aquest punt, el diagrama de Gantt hauria de tenir descripcions de tasques al costat esquerre i semblar-se a això:

Pas 5: convertir un gràfic de barres en un gràfic de Gantt

En aquesta etapa, el nostre gràfic encara és un gràfic de barres apilades. Perquè sembli un diagrama de Gantt, heu de formatar-lo correctament. La nostra tasca és eliminar les línies blaves perquè només quedin visibles les parts taronges dels gràfics, que representen les tasques del projecte. Tècnicament, no eliminarem les línies blaves, només les farem transparents i, per tant, invisibles.

Feu clic a qualsevol línia blava del diagrama de Gantt i es seleccionaran totes. Feu clic amb el botó dret a la selecció i, al menú contextual, feu clic Format de sèrie de dades (Format Sèrie de dades).
Al quadre de diàleg que apareix, feu el següent:
- A la secció Omplir (Omplir) seleccionar Sense farciment (Sense farcir).
- A la secció Frontera (Color de la vora) seleccioneu sense línies (Sense línia).

Nota: No tanqueu aquest quadre de diàleg, el necessitareu de nou al pas següent.

Les tasques del diagrama de Gantt que hem creat a Excel estan en ordre invers. Ho arreglarem en un moment. Feu clic a la llista de tasques del costat esquerre del diagrama de Gantt per ressaltar l'eix de categories. S'obrirà un quadre de diàleg Format d'eix (Format Axis). En el capítol Paràmetres de l'eix (Opcions de l'eix) marqueu la casella Ordre invers de les categories (Categories en ordre invers), després tanqueu la finestra per desar els vostres canvis. Com a resultat dels canvis que acabem de fer:
- Les tasques del diagrama de Gantt estan en l'ordre correcte.
- Les dates de l'eix horitzontal s'han mogut de la part inferior a la part superior del gràfic.

El gràfic esdevé similar a un gràfic de Gantt normal, oi? Per exemple, el meu diagrama de Gantt ara té aquest aspecte:

Pas 6. Personalització del disseny del diagrama de Gantt a Excel

El diagrama de Gantt ja està prenent forma, però podeu afegir uns quants tocs finals més per fer-lo realment elegant.

1. Traieu l'espai buit del costat esquerre del diagrama de Gantt

En crear un diagrama de Gantt, vam inserir barres blaves al començament del diagrama per mostrar la data d'inici. Ara es pot eliminar el buit que queda al seu lloc i les tires de tasques es poden moure cap a l'esquerra, més a prop de l'eix vertical.

Feu clic amb el botó dret al valor de la primera columna Data d'inici a la taula amb dades d'origen, seleccioneu al menú contextual Format de cel·la > Nombre > General (Format cel·les > Número > General). Memoritza el número que veus al camp Mostra (Mostra) és la representació numèrica de la data. En el meu cas aquest número 41730. Com ja sabeu, Excel emmagatzema les dates com a nombres iguals al nombre de dies de l'1 de gener de 1900 abans d'aquesta data (on 1 de gener de 1900 = 1). No cal que feu cap canvi aquí, només feu clic cancel · lació (Cancel · lar).
Al gràfic de Gantt, feu clic a qualsevol data a sobre del gràfic. Un clic seleccionarà totes les dates, després feu clic amb el botó dret sobre elles i, al menú contextual, feu clic Format d'eix (Format Axis).
Al menú Paràmetres eix (Opcions de l'eix) canvieu l'opció Mínim (Mínim) activat Nombre (Fixat) i introduïu el número que heu recordat al pas anterior.

2. Ajusteu el nombre de dates a l'eix del diagrama de Gantt

Aquí, al quadre de diàleg Format d'eix (Format Axis) que es va obrir al pas anterior, canvieu els paràmetres Principals divisions (Major unit) и Divisions intermèdies (Unitat menor) de Nombre (Fixat) i introduïu els valors desitjats per als intervals de l'eix. Normalment, com més curts siguin els períodes de temps de les tasques del projecte, més petit serà el pas de divisió en l'eix del temps. Per exemple, si voleu mostrar cada segona data, introduïu 2 per paràmetre Principals divisions (Unitat principal). Quins paràmetres he fet, podeu veure a la imatge següent:

Consell: Juga amb la configuració fins a obtenir el resultat desitjat. No tingueu por de fer alguna cosa malament, sempre podeu tornar a la configuració predeterminada configurant les opcions a Automàticament (Automàtic) a Excel 2010 i 2007 o fent clic reajustar (Restablir) a Excel 2013.

3. Traieu l'espai buit addicional entre les ratlles

Organitzeu les barres de tasques del gràfic de manera més compacta i el gràfic de Gantt es veurà encara millor.

Seleccioneu les barres taronges dels gràfics fent clic sobre una d'elles amb el botó esquerre del ratolí, després feu-hi clic amb el botó dret del ratolí i al menú que apareix, feu clic a Format de sèrie de dades (Format Sèrie de dades).
Al quadre de diàleg Format de sèrie de dades (Format Data Series) defineix el paràmetre a files superposades (Serie Superposició) valor 100% (el control lliscant s'ha mogut completament cap a la dreta) i per al paràmetre Espai lliure lateral (Gap Width) valor 0% o gairebé 0% (lliscant tot el camí o gairebé tot el camí cap a l'esquerra).

I aquí teniu el resultat dels nostres esforços: un diagrama de Gantt senzill però bastant precís a Excel:

Recordeu que un gràfic d'Excel creat d'aquesta manera és molt proper a un gràfic de Gantt real, tot i que conserva tota la comoditat dels gràfics d'Excel:

El diagrama de Gantt a Excel canviarà de mida quan s'afegeixin o s'eliminin tasques.
Canvieu la data d'inici de la tasca (Data d'inici) o la seva durada (Durada), i la programació reflectirà immediatament els canvis realitzats.
El diagrama de Gantt creat a Excel es pot desar com a imatge o convertir-lo a format HTML i publicar-lo a Internet.

ASSESSORAMENT:

Personalitzeu l'aspecte del vostre diagrama de Gantt canviant les opcions d'emplenament, les vores, les ombres i fins i tot utilitzant efectes 3D. Totes aquestes opcions estan disponibles al quadre de diàleg. Format de sèrie de dades (Format Sèrie de dades). Per trucar a aquesta finestra, feu clic amb el botó dret a la barra del gràfic a l'àrea de traçat del gràfic i, al menú contextual, feu clic Format de sèrie de dades (Format Sèrie de dades).
Si l'estil de disseny creat és agradable a la vista, aquest diagrama de Gantt es pot desar a Excel com a plantilla i utilitzar-lo en el futur. Per fer-ho, feu clic al diagrama, obriu la pestanya constructor (Disseny) i premsa Desa com a plantilla (Desa com a plantilla).

Descarrega el diagrama de Gantt de mostra

Plantilla de diagrama de Gantt a Excel

Com podeu veure, construir un gràfic de Gantt senzill a Excel no és gens difícil. Però, què passa si es requereix un diagrama de Gantt més complex, en què l'ombrejat de la tasca depèn del percentatge de la seva finalització i les fites del projecte s'indiquen amb línies verticals? Per descomptat, si sou una d'aquestes criatures rares i misterioses que anomenem respectuosament el Guru d'Excel, podeu provar de fer aquest diagrama vosaltres mateixos.

Tanmateix, serà més ràpid i fàcil utilitzar plantilles de diagrama de Gantt prefabricades a Excel. A continuació es mostra una breu visió general de diverses plantilles de diagrama de Gantt de gestió de projectes per a diverses versions de Microsoft Excel.

Plantilla de diagrama de Gantt de Microsoft Excel 2013

Aquesta plantilla de diagrama de Gantt per a Excel s'anomena Planificador de projectes (Planificador de projectes Gantt). Està dissenyat per fer un seguiment del progrés del projecte amb diverses mètriques, com ara Inici previst (Inici del pla) и inici real (inici real), Durada prevista (Durada del pla) и Durada real (Durada real), així com Percentatge completat (Percent complet).

A Excel 2013, aquesta plantilla està disponible a la pestanya Dossier (Fitxer) a la finestra Create (Nou). Si no hi ha cap plantilla en aquesta secció, podeu descarregar-la des del lloc web de Microsoft. No es requereix cap coneixement addicional per utilitzar aquesta plantilla: feu-hi clic i comenceu.

Plantilla en línia Ganta Gràfic

Smartsheet.com ofereix un creador de diagrames de Gantt en línia interactiu. Aquesta plantilla de diagrama de Gantt és tan senzilla i llesta per utilitzar com l'anterior. El servei ofereix una prova gratuïta de 30 dies, així que no dubteu a registrar-vos amb el vostre compte de Google i començar a crear el vostre primer diagrama de Gantt immediatament.

El procés és molt senzill: a la taula de l'esquerra, introduïu els detalls del vostre projecte i, a mesura que s'ompli la taula, es crea un diagrama de Gantt a la dreta.

Plantilles de diagrama de Gantt per a Excel, Google Sheets i OpenOffice Calc

A vertex42.com podeu trobar plantilles de diagrama de Gantt gratuïtes per a Excel 2003, 2007, 2010 i 2013 que també funcionaran amb OpenOffice Calc i Google Sheets. Podeu treballar amb aquestes plantilles igual que ho faríeu amb qualsevol full de càlcul normal d'Excel. Només cal que introduïu una data d'inici i una durada per a cada tasca i introduïu el % completat a la columna % completat. Per canviar l'interval de dates que es mostra a l'àrea del diagrama de Gantt, moveu el control lliscant a la barra de desplaçament.

I, finalment, una altra plantilla de diagrama de Gantt a Excel per a la vostra consideració.

Plantilla de diagrama de Gantt del gestor de projectes

Una altra plantilla gratuïta de diagrama de Gantt s'ofereix a professionalexcel.com i s'anomena "Gràfic de Gantt del gestor de projectes". En aquesta plantilla, és possible escollir una vista (diària o setmanal estàndard), en funció de la durada de les tasques de seguiment.

Espero que almenys una de les plantilles de diagrama de Gantt proposades s'adapti a les vostres necessitats. Si no, podeu trobar una gran varietat de plantilles de diagrames de Gantt diferents a Internet.

Ara que coneixeu les principals característiques del diagrama de Gantt, podeu continuar aprenent-lo i aprendre a crear els vostres propis diagrames de Gantt complexos a Excel per sorprendre el vostre cap i tots els vostres companys 🙂