Format condicional a Excel: amb detalls amb exemples

Si necessiteu presentar informació visualment, és molt convenient fer-ho amb el format condicional. L'usuari que utilitza aquest servei estalvia una gran quantitat d'energia i temps. Per obtenir la informació necessària, n'hi ha prou amb una visualització ràpida del fitxer.

Com fer un format condicional a Excel

Podeu trobar "Format condicional" a la primera pestanya de la cinta si aneu a la secció "Estils". 

A continuació, heu de trobar la icona de fletxa una mica cap a la dreta amb l'ull, moveu-hi el cursor. A continuació, s'obrirà la configuració, on podeu configurar de manera flexible tots els paràmetres necessaris. 

A continuació, heu de seleccionar l'operador adequat per comparar la variable desitjada amb un nombre. Hi ha quatre operadors de comparació: major que, menor que, igual a i entre. S'enumeren al menú de normes. 

A continuació, vam especificar una sèrie de números en el rang A1:A11.

Formatem un conjunt de dades adequat. A continuació, obrim el menú de configuració "Format condicionat" i establim els criteris de selecció de dades requerits. En el nostre cas, per exemple, seleccionarem el criteri "Més". 

S'obrirà una finestra amb un conjunt d'opcions. A la part esquerra de la finestra hi ha un camp en el qual cal especificar el número 15. A la part dreta s'indica el mètode per ressaltar la informació, sempre que compleixi el criteri especificat anteriorment. El resultat es mostrarà immediatament.

A continuació, completeu la configuració amb el botó D'acord.

Per a què serveix el format condicional?

Fins a cert punt, podem dir que és una eina, després d'aprendre que treballar amb Excel mai serà el mateix. Això és perquè fa la vida molt més fàcil. En lloc d'establir manualment el format d'una cel·la que coincideixi amb una determinada condició cada vegada i també d'intentar comprovar-ho vosaltres mateixos per comprovar el compliment d'aquest criteri, només cal que configureu la configuració una vegada i, a continuació, Excel ho farà tot ell mateix.

Per exemple, podeu fer que totes les cel·les que contenen un nombre superior a 100 es tornin vermelles. O bé, determina quants dies queden per al següent pagament i, a continuació, pinta de verd aquelles cel·les en què el termini encara no està prou lluny. 

Posem un exemple.

Aquesta taula mostra l'inventari que hi ha en estoc. Té columnes. com a producte, vendes mitjanes (mesurades en unitats per setmana), estoc i quantes setmanes queden d'aquest producte.

A més, la tasca del director de compres és determinar aquelles posicions, la reposició de les quals és necessària. Per fer-ho, heu de mirar la quarta columna des de l'esquerra, que registra l'estoc de mercaderies per setmana.

Suposem que el criteri per determinar la causa del pànic és de menys de 3 setmanes d'inventari. Això indica que hem de preparar una comanda. Si l'estoc de mercaderies és inferior a dues setmanes, això indica la necessitat de fer una comanda amb urgència. Si la taula conté un gran nombre de posicions, comprovar manualment quantes setmanes queden és bastant problemàtic. Encara que utilitzeu la cerca. I ara anem a veure com és la taula, que destaca en vermell els productes escassos.

I, de fet, és molt més fàcil navegar. 

És cert que aquest exemple és educatiu, una mica simplificat en comparació amb la imatge real. I els segons i minuts estalviats amb l'ús habitual d'aquestes taules es converteixen en hores. Ara n'hi ha prou amb mirar la taula per entendre quins productes són escassos, i no passar hores analitzant cada cel·la (si n'hi ha milers d'aquests productes bàsics).

Si hi ha productes "grocs", heu de començar a comprar-los. Si la posició corresponent és vermella, cal que ho feu immediatament. 

Per valor d'una altra cel·la

Ara donem una ullada al següent exemple pràctic.

Suposem que tenim una taula així i ens trobem davant de la tasca de ressaltar les files que contenen determinats valors. 

Per tant, si el projecte encara s'està executant (és a dir, encara no s'ha completat, per tant està marcat amb la lletra "P"), hem de posar el seu fons vermell. Els projectes finalitzats estan marcats en verd.

La nostra seqüència d'accions en aquesta situació serà la següent:

1. Seleccioneu un interval de valors. 
2. Feu clic al botó "Format condicional" - "Crea una regla".
3. Tingueu en compte que, en el nostre cas, heu d'aplicar la fórmula en forma de regla. A continuació, fem servir la funció IFper destacar les línies coincidents. 

A continuació, ompliu les línies tal com es mostra en aquesta imatge.

Important Les cadenes s'han de fer referència absolutament. Si ens referim a una cèl·lula, en aquest cas es barreja (amb fixació de columna).

De la mateixa manera, es crea una norma per a aquells projectes d'obra que no s'hagin acabat fins ara. 

Així són els nostres criteris.

I finalment, tenim una base de dades com a resultat.

Condicions múltiples

Per a més claredat, prenem l'interval A1:A11 de la taula per demostrar com, en un exemple pràctic real, podeu utilitzar diverses condicions per determinar el format de la cel·la.

Les condicions en si són les següents: si el nombre de la cel·la supera el valor 6, es ressalta en vermell. Si és verd, llavors el color és verd. I finalment, els nombres més grans, més de 20, es destacaran en groc. 

Hi ha diverses maneres de dur a terme el format condicional segons diverses regles.

1. Mètode 1. Seleccionem el nostre rang, després del qual, al menú de configuració de format condicional, seleccionem una regla de selecció de cel·les com "Més". El número 6 s'escriu a l'esquerra i el format s'estableix a la dreta. En el nostre cas, el farciment hauria de ser vermell. Després d'això, el cicle es repeteix dues vegades, però ja s'han establert altres paràmetres: més de 10 i color verd i més de 20 i color groc, respectivament. Obtindreu un resultat així.
   

   

2. Mètode 2. Aneu al menú de configuració principal de l'eina "Format condicional" d'Excel. Allà trobem el menú "Crea una regla" i fem clic amb el botó esquerre sobre aquest element.
   

   

    Després d'això, A continuació, seleccioneu l'element "Utilitzar fórmula..." (ressaltat a la figura amb un marc vermell) i establiu la primera condició. Després d'això, feu clic a D'acord. A continuació, es repeteix el cicle per a condicions posteriors de la mateixa manera que es descriu anteriorment, però s'utilitza la fórmula.

   

És important tenir-ho en compte. Al nostre exemple, algunes cel·les coincideixen amb diversos criteris alhora. Excel resol aquest conflicte de la següent manera: primer s'aplica la regla anterior. 

I aquí teniu una captura de pantalla per a una millor comprensió.

Per exemple, tenim el número 24. Compleix les tres condicions alhora. En aquest cas, hi haurà un farciment que compleixi la primera condició, malgrat que es troba més per sota de la tercera. Per tant, si és important que els números superiors a 20 s'omplin de groc, s'ha de posar en primer lloc la tercera condició. 

Format de data condicional

Ara vegem com funciona el format condicional amb les dates. Tenim una gamma tan fantàstica.

En aquest cas, heu d'establir una regla de format condicional com ara "Data".

Després d'això, s'obre un quadre de diàleg amb tot un conjunt de condicions. Podeu familiaritzar-vos amb ells en detall en aquesta captura de pantalla (es mostren a la part esquerra de la pantalla en forma de llista).

Només hem de triar l'adequat i fer clic al botó "D'acord".

Veiem que aquelles dates que fan referència a l'última setmana en el moment en què es va dibuixar aquest rang estaven destacades en vermell. 

Ús de fórmules

El conjunt de regles de format condicional estàndard és força gran. Però les situacions són diferents i la llista estàndard pot no ser suficient. En aquest cas, podeu crear la vostra pròpia regla de format mitjançant una fórmula. 

Per fer-ho, feu clic al botó "Crea una regla" al menú de format condicional i, a continuació, seleccioneu l'element que es mostra a la captura de pantalla.

Files (per valor de cel·la)

Suposem que hem de ressaltar la fila que conté una cel·la amb un valor determinat. En aquest cas, hem de realitzar la mateixa seqüència d'accions que l'anterior, però per a cadenes. És a dir, podeu triar a quin interval s'ha d'aplicar el format condicional. 

Com crear una regla

Per crear una regla, heu d'utilitzar l'opció adequada a la secció "Format condicional". Vegem una seqüència específica d'accions. 

Primer heu de trobar l'element "Format condicional" a la cinta de la pestanya "Inici". Es pot reconèixer per les característiques cel·les multicolors de diferents mides amb una imatge al costat amb un signe igual ratllat. 

Hi ha un botó "Crea una regla". També podeu fer clic al botó "Gestiona les regles", després s'obrirà un quadre de diàleg, a través del qual també podeu crear una regla fent clic al botó corresponent a la cantonada superior esquerra. 

També podeu veure en aquesta finestra aquelles regles que ja s'han aplicat.

Regles de selecció de cel·les

D'acord, parlem molt sobre com crear regles, però què és? La regla de selecció de cel·les fa referència a les característiques que el programa té en compte per decidir com formatar les cel·les que s'ajusten a elles. Per exemple, les condicions poden ser superiors a un nombre determinat, inferiors a un nombre determinat, una fórmula, etc. N'hi ha tot un conjunt. Podeu familiaritzar-vos amb ells i practicar el seu ús "a la caixa de sorra". 

Format de totes les cel·les en funció dels seus valors

Una persona pot definir l'interval de manera independent: una línia sencera, tot el document o una sola cel·la. El programa només es pot centrar en el valor d'una cel·la. Això afegeix flexibilitat al procés. 

Formateu només cel·les úniques o duplicades

Hi ha un gran nombre de regles directament connectades al programa. Podeu familiaritzar-vos amb ells al menú "Format condicional". En particular, perquè el format s'apliqui exclusivament als valors duplicats o només als únics, hi ha una opció especial: "Valors duplicats".

Si seleccioneu aquest element, s'obre una finestra amb la configuració, on també podeu triar l'opció contrària: seleccioneu només valors únics. 

Formateu els valors en l'interval per sota i per sobre de la mitjana

Per formatar valors per sota o per sobre de la mitjana, també hi ha una opció especial al mateix menú. Però heu de seleccionar un altre submenú: "Regles per seleccionar el primer i l'últim valor". 

Format només el primer i l'últim valor

Al mateix submenú, només és possible ressaltar el primer i l'últim valor amb un color especial, tipus de lletra i altres mètodes de format. Segons l'estàndard, hi ha una opció per seleccionar el primer i l'últim deu elements, així com el 10% del nombre total de cel·les incloses en aquest rang. Però l'usuari pot determinar de manera independent quantes cel·les ha de seleccionar.

Format només cel·les amb contingut específic

Per donar format només a cel·les amb contingut específic, heu de seleccionar la regla de format Igual a o Conté text. La diferència entre ells és que en el primer cas, la cadena ha de coincidir completament amb el criteri, i en el segon, només parcialment. 

Com podeu veure, el format condicional és una característica multifuncional del programa Excel que ofereix un gran nombre d'avantatges a la persona que l'ha dominat. Sabem que a primera vista, tot això pot semblar complicat. Però, de fet, s'hi atreuen les mans tan bon punt sembla ressaltar un determinat text en vermell (o formatar-lo de qualsevol altra manera), en funció del seu contingut o d'acord amb un altre criteri. Aquesta funció s'inclou en el conjunt bàsic de coneixements d'Excel, sense ella, fins i tot el treball aficionat amb fulls de càlcul i bases de dades és impossible.