Centra't en l'essencial: com prioritzar

“Desafortunadament, les situacions en què aconsegueixo posar les meves prioritats al capdavant són la norma més que l'excepció. Intento planificar les meves tasques del dia, destacant el més important, però al final del dia em sento completament esgotat perquè em distreuen les trucades, la petita rotació i les reunions. Les tasques més importants es continuen ajornant, i els grandiosos plans de l'any queden escrits en papers. Què pots fer per ajudar-te a tu mateix?» pregunta l'Olga, de 27 anys.

Sovint em trobo amb una sol·licitud similar a les formacions sobre eficàcia directiva. Els clients creuen que el principal motiu del seu problema és la manca de prioritats. Però en realitat ho són, només una persona no està gaire concentrada en ells.

I el primer pas per resoldre aquest problema és triar l'eina adequada per treballar la vostra concentració. S'ha d'ajustar exactament a les teves característiques personals: has de tenir en compte les condicions del teu treball i lloc de residència.

Per començar, podeu utilitzar diversos mètodes populars que fa temps que es reconeixen com a efectius. Intento recomanar-los als clients amb els quals tot just comencem a treballar.

Primer enfocament: entendre els criteris d'avaluació

En primer lloc, responeu a la pregunta: quins criteris feu servir quan prioritzeu? La resposta més habitual és el criteri d'«urgència». Amb ell, tots els casos s'alineen en fila en funció de la data límit. I només després d'això, construïm noves tasques en el "constructor virtual" resultant, desplaçant molt enrere les que es poden completar més tard.

Quins són els inconvenients d'aquest enfocament? La llista de prioritats d'avui hauria d'incloure no només allò que demà perdrà rellevància, és a dir, urgent, sinó també allò que en abstracte anomenem «important». Això és el que ens mou cap a l'assoliment de l'objectiu, o el que elimina seriosos obstacles en el camí cap a ell.

I aquí molts cometen l'error de substituir els criteris. Lacònicament, això es pot expressar de la següent manera: "Això és molt urgent, perquè és molt important!" "Això és molt important perquè la data límit és demà!" Però si la vostra llista de prioritats del dia no conté tasques que us permetin assolir objectius importants per a vosaltres, heu d'analitzar acuradament la vostra llista de tasques pendents.

Heu de decidir quins criteris feu servir per determinar la «urgència» i la «importància» de les tasques i si esteu barrejant aquests dos conceptes.

Segon enfocament: identificar tres categories de prioritats

Com sabeu, els horitzons de planificació són diferents. Si estem considerant un horitzó de planificació d'un dia, és millor procedir de la següent manera:

• Estableix una prioritat màxima per al dia. Aquesta és la tasca a la qual dedicaràs el màxim del teu temps i energia avui;
• Identifiqueu tres o quatre coses en què us dedicareu menys temps i esforç avui. És millor si anoteu quant de temps (cinc minuts, deu minuts) voleu dedicar a un cas concret. Aquesta es convertirà en la vostra llista d'"últimes prioritats".
• Dins la tercera categoria s'inclourà el que es pot anomenar «casos del principi residual». Es completaran si els queda temps lliure. Però si no es realitzen, no afectarà res.

Aquí ens trobem davant la pregunta: “Com no gastar el màxim d'energia en la “última prioritat”, deixant de banda inconscientment la “principal”? El tercer enfocament ajudarà a respondre-ho.

Tercer enfocament: utilitzeu el mode de temps lent

Passem la major part del nostre temps de treball en mode «temps ràpid». Hem de participar en processos rutinaris i processar una gran quantitat d'informació.

El "temps lent" és la manera més eficaç d'aturar la rutina de "córrer a la roda". Aquesta és una mirada conscient a tu mateix i el punt de partida per trobar respostes a les preguntes: "Què estic fent? Per a què? Què no faig i per què?

Perquè aquest mètode funcioni millor, seguiu aquestes tres directrius:

1. Introdueix a la teva rutina diària un cert ritual. Aquesta hauria de ser una activitat recurrent durant tot el dia que us posarà en mode «temps lent». Pot ser una pausa per al te i squats regulars. El ritual no hauria de durar més de 5 minuts i us permetrà estar sol. I, per descomptat, us aportarà alegria i plaer; aleshores no ho ajornareu fins demà.
2. Tingueu en compte que el «temps lent» no és només temps per gaudir, sinó també una oportunitat per augmentar la vostra satisfacció amb el mode «temps ràpid». I fes-te tres preguntes: "Quin resultat he d'aconseguir avui?", "Quin és el següent petit pas cap a aquest resultat que he de fer?", "Què em distreu i com no distreure'm?" Aquestes preguntes us ajudaran a tenir en compte els vostres objectius principals. I planificar els següents petits passos serà una excel·lent prevenció de la procrastinació.
3. Utilitzeu el mode de temps lent de dues a quatre vegades al dia. Com més sovint i més fort siguis influenciat pels factors del món exterior, més sovint hauries de canviar a aquest mode. Amb tres preguntes i un parell de minuts per sessió seran suficients. El criteri principal és que us ha de donar plaer. Però recordeu: utilitzar la tècnica menys d'una vegada al dia és no practicar-la en absolut.