Alguna vegada has creat un diagrama de flux per a un document o procés empresarial? Algunes empreses compren un programari especialitzat car que pot crear diagrames de flux amb uns quants clics del ratolí. Altres empreses trien un camí diferent: utilitzen una eina que ja disposen i en la qual els seus empleats saben treballar. Crec que heu endevinat que estem parlant de Microsoft Excel.
Fer un pla
L'objectiu d'un diagrama de flux és mostrar l'estructura lògica dels esdeveniments que han de passar, les decisions que s'han de prendre i les conseqüències d'aquestes decisions. Per tant, sens dubte serà més fàcil construir un diagrama de flux si primer dediqueu uns minuts a ordenar els vostres pensaments. Un diagrama de flux format per passos desordenats i mal pensats serà de poca utilitat.
Així que preneu uns minuts per prendre notes. No importa en quin format, el més important és anotar cada pas del procés i arreglar cada decisió amb les possibles conseqüències.
Personalitza articles
Per a cada pas d'esquema, afegiu elements del diagrama de flux a Excel.
- A la pestanya Avançat Insereix (Insereix) feu clic Xifres (Formes).
- La llista oberta de figures es divideix en grups principals. Desplaceu-vos cap avall fins al grup Diagrama de blocs (Diagrama de flux).
- Seleccioneu un element.
- Per afegir text a un element, feu-hi clic amb el botó dret i seleccioneu-lo Canvia el text (Edita el text).
- A la pestanya Avançat Marc (Format) Cinta de menú Seleccioneu l'estil i l'esquema de colors de l'element.
Quan acabeu amb un element, afegiu el següent element per al següent element de l'estructura prevista, després el següent, i així successivament fins que aparegui tota l'estructura a la pantalla.
Preste atenció a la forma de cada element del diagrama de flux. El formulari indica al lector quina funció s'executa a cada pas de l'estructura. Es recomana que tots els formularis s'utilitzin d'acord amb el seu propòsit generalment acceptat, ja que l'ús no estàndard dels formularis pot confondre els lectors.
Aquests són alguns dels elements més comuns:
- Inici o final del diagrama de flux:
- Flux de treball, procediment a seguir:
- Un procés predefinit, com ara una subrutina reutilitzable:
- Taula de base de dades o una altra font de dades:
- Prendre una decisió, com ara avaluar si el procés anterior s'ha realitzat correctament. Les línies de connexió que emanen de cada cantonada del rombe corresponen a diferents solucions possibles:
Organitzar els elements
Després d'inserir tots els elements al full:
- Per organitzar els elements en una columna parell, seleccioneu diversos elements fent clic sobre ells amb la tecla del ratolí premuda Canviar, després a la pestanya Marc (Format) feu clic Alinea el centre (Alineació al centre).
- Per ajustar l'espaiat entre diversos elements, seleccioneu-los i a la pestanya Marc (Format) feu clic Distribueix verticalment (Distribueix verticalment).
- Assegureu-vos que les mides dels elements són les mateixes. Feu que tots els elements tinguin la mateixa alçada i amplada perquè el vostre diagrama de flux tingui un aspecte agradable i professional. L'amplada i l'alçada de l'element es poden definir introduint els valors desitjats als camps corresponents de la pestanya Marc (Format) Cintes de menú.
Configura línies d'enllaç
A la pestanya Avançat Insereix (Insereix) feu clic Xifres (Formes) i seleccioneu una fletxa recta o una cornisa amb una fletxa.
- Utilitzeu una fletxa recta per connectar dos elements que estan en seqüència directa.
- Utilitzeu una fletxa quan calgui corbar el connector, per exemple, si voleu tornar al pas anterior després d'un element de decisió.
Més accions
Excel ofereix molts elements addicionals per crear diagrames de flux i una infinitat d'opcions de format personalitzables. No dubteu a experimentar i provar totes les opcions disponibles!