contingut
En el procés de treballar en un document Excel, sovint es fa necessari que diverses persones s'hi connectin alhora. I molt sovint el seu nombre es pot calcular en diverses desenes. Per tant, el tema de la col·laboració no es limita a connectar persones, ja que sovint poden fer canvis conflictius que necessiten aprendre a editar de manera ràpida i eficaç.
Qui ho pot fer? Persona que té la condició d'usuari mestre. En una paraula, què cal fer perquè el treball conjunt amb un document no només sigui possible, sinó també efectiu?
Treballar amb un fitxer compartit a Excel té les seves pròpies característiques. Per tant, algunes accions no estan disponibles per als usuaris:
- Creació de taules.
- Gestió d'escenaris, inclosa la seva visualització.
- Eliminació de llençols.
- Els usuaris no tenen la possibilitat de combinar diverses cel·les o, per contra, dividir-ne les que s'han fusionat prèviament.
- Qualsevol operació amb dades XML.
Com es poden evitar aquestes restriccions? Només cal eliminar l'accés general i, després, tornar-lo quan sigui necessari.
Aquí teniu un altre full de càlcul amb algunes tasques que poden ser possibles o no si treballeu amb diverses persones al mateix full de càlcul.
En primer lloc, heu d'entendre quin fitxer ha d'estar disponible per ser editat per diverses persones alhora. Pot ser un fitxer nou o un d'existent.
Configuració
Tot el que heu de fer per compartir un fitxer a Excel es troba a la secció Compartir llibres, que podeu trobar anant a la pestanya Revisió.
Apareixerà una finestra amb dues pestanyes. Ens interessa el primer, que s'obre automàticament. Hem de marcar la casella al costat de l'element marcat a la captura de pantalla amb un rectangle vermell. Amb ell, permetem a diversos usuaris gestionar un document.
Després d'haver obert l'accés per a l'edició, hem de configurar-lo. Per fer-ho, obriu la segona pestanya.
Després d'introduir els paràmetres, confirmem les nostres accions. Per fer-ho, feu clic esquerre al botó "D'acord". La compartició pot estar oberta a qualsevol llibre, tant nou com existent. En el primer cas, haureu de trobar un nom per a ella.
Després d'això, heu de desar el fitxer a l'ordinador.
Important El format ha de ser tal que el fitxer pugui ser obert per cada usuari amb la seva versió de fulls de càlcul.
Heu de desar el fitxer en una carpeta o compartició de xarxa que tingui accés als participants que vulguin utilitzar el fitxer. Un cop seleccionat el directori, només hem de fer clic al botó "Desa".
Tanmateix, no està permès utilitzar un servidor web per desar el fitxer compartit.
Després de realitzar totes les operacions descrites anteriorment, heu de comprovar si és possible connectar altres persones. Per fer-ho, obriu la pestanya "Dades" i cerqueu l'element "Connexions" directament a sota. Si hi feu clic, podreu canviar els enllaços o enllaços. Si no hi ha cap botó corresponent, no hi ha fitxers associats.
A continuació, s'obre la pestanya "Estat", amb l'ajuda de la qual és possible comprovar les connexions. El fet que tot estigui bé es pot reconèixer per la presència del botó "D'acord".
Excel també us permet obrir un llibre de treball compartit. Per fer-ho, heu de fer clic al botó Office. Quan aparegui el tauler emergent, hem de seleccionar l'element "Obrir" i seleccionar el llibre que s'utilitzarà per compartir. Després d'això, torneu a fer clic al botó Office i obriu la finestra "Opcions d'Excel", que es troba a la part inferior.
A la part esquerra de la finestra que apareix, podreu seleccionar una categoria de configuració, però ens interessa la primera, que conté els paràmetres més generals.
A continuació, aneu a l'element "Configuració personal", on heu d'especificar les dades que us permetin filtrar els usuaris: nom d'usuari, àlies.
Després de realitzar aquestes operacions, és possible editar la informació del document o afegir algunes dades. No oblideu desar els canvis després de fer-los.
Això de vegades pot causar problemes en desar. Per exemple, la compartició només està disponible per a la primera obertura, i quan intenteu obrir el document per segona vegada, el programa genera un error. Això pot passar pels motius següents:
- Si diversos participants introdueixen dades alhora a la mateixa cel·la. O qualsevol altra part.
- Generar un registre de canvis que fa que el llibre de treball creixi de mida. Això porta a problemes.
- L'usuari s'ha eliminat de compartir. En aquest cas, desar els canvis no funcionarà només al seu ordinador.
- El recurs de xarxa està sobrecarregat.
Per solucionar el problema, heu de seguir els passos següents:
- Suprimeix el registre de canvis o esborra informació redundant.
- Elimineu la informació redundant dins del propi document.
- Reinicia la compartició.
- Obriu un document d'Excel en un altre editor d'oficina i, a continuació, deseu-lo de nou en format xls.
És cert que en les versions recents aquest error no passa tan sovint com en les anteriors.
Com veure l'activitat dels membres
En el curs del treball conjunt, heu de controlar constantment perquè un dels participants no faci malbé alguna cosa. Per tant, cal aprendre a entendre quines accions van cometre un d'ells. Per fer-ho, heu de realitzar els passos següents.
- Aneu a la pestanya "Revisió" i allà trobeu l'element "Correccions". Al menú, seleccioneu l'element "Seleccioneu correccions".
6 - A continuació, apareixerà una finestra en la qual podreu conèixer quins canvis han fet els usuaris. Aquesta llista es genera automàticament. Podeu comprovar que aquest és realment el cas mirant la casella de selecció al costat de l'element corresponent en aquest quadre de diàleg.
7 En aquest cas, només es mostraran a la llista de l'extrem superior esquerre els canvis que s'hagin fet des de l'últim desat. Això es fa per comoditat, sempre podeu veure edicions anteriors a la revista.
- A cada participant se li assigna un color específic, pel qual podeu entendre qui ha fet els canvis. Les etiquetes es troben a la cantonada superior esquerra. També podeu configurar el seguiment dels canvis per temps, un usuari específic o en un rang específic, així com desactivar la seva visualització.
8 - Quan passeu el cursor per sobre d'una cel·la que té aquesta marca, apareix un petit bloc des del qual podeu entendre qui ha fet els canvis.
9 - Per fer ajustos a les regles per mostrar les correccions, heu de tornar a la finestra de configuració i, a continuació, trobar el camp "Per hora", on podeu establir un punt de partida per visualitzar els canvis. És a dir, l'hora a partir del qual es mostraran les correccions. Podeu establir el període des de l'últim desat, configurar-los per mostrar tots els canvis de sempre, exclusivament no visualitzats, o especificar la data a partir de la qual es mostraran.
10 - També podeu controlar la visualització de les correccions fetes només per un membre concret.
11 - Mitjançant el camp corresponent, podeu establir l'interval del full en què es registraran les accions de l'ordre.
També podeu fer altres canvis marcant les caselles de selecció corresponents als llocs adequats.
La llista de canvis no és un pes mort. L'usuari principal pot revisar les modificacions d'altres participants, confirmant-les o rebutjant-les. Com fer-ho?
- Aneu a la pestanya "Revisió". Hi ha un menú "Correccions" on l'usuari pot gestionar les correccions. Al tauler emergent, heu de seleccionar l'opció "Acceptar / rebutjar les correccions", després de la qual es mostrarà una finestra en la qual es mostren les correccions.
13 14 - La selecció d'edicions es pot dur a terme segons els mateixos criteris que s'han descrit anteriorment: per temps, per un usuari concret o dins d'un interval determinat. Després de configurar els paràmetres necessaris, premeu el botó D'acord.
- A continuació, es mostraran tots els ajustos que compleixen les condicions establertes al pas anterior. Podeu acceptar una edició concreta o rebutjar-la fent clic al botó corresponent a la part inferior de la finestra. També és possible acceptar o rebutjar ajustos per lots.
15
Ara s'han deixat els ajustos necessaris i s'han eliminat els extres.
Com eliminar l'usuari del fitxer excel
De tant en tant es fa necessari eliminar els usuaris de la coautorització. Hi pot haver un gran nombre de motius: se'ls va donar una altra tasca, el participant va començar a fer edicions des d'un altre ordinador, etc. Implementar aquesta tasca a Excel no és gens difícil.
Primer, obriu la pestanya "Revisió". Hi ha un grup “Canvis”, on hi ha una opció “Accés al llibre”.
Després d'això, apareixerà a la pantalla la mateixa finestra que vam veure anteriorment. A la pestanya Edita es pot trobar una llista de totes les persones que poden fer canvis a la taula. Per eliminar un usuari que no necessitem en aquest moment, cal trobar-lo en aquesta llista, seleccionar-lo prement el botó esquerre del ratolí i fer clic al botó "Suprimeix", que es troba a continuació.
A continuació, Excel avisarà l'usuari que les correccions fetes per aquest participant poden no ser desades si actualment està fent canvis al llibre de treball. Si hi esteu d'acord, feu clic a "D'acord" i l'usuari ja no es compartirà.
La millor manera de limitar l'ús d'un registre compartit és eliminar l'usuari. Si això no és adequat, podeu configurar el dret a veure o editar el llibre d'un participant específic.
Dit això, és important recordar que algunes limitacions s'incorporen a la compartició de manera predeterminada. S'han descrit més amunt. Recordem-los, perquè la repetició és la mare de l'aprenentatge.
- Està prohibit crear taules intel·ligents que actualitzin automàticament les dades i tinguin moltes altres funcions.
- No podeu gestionar els scripts.
- Hi ha una restricció integrada per suprimir fulls, connectar o desconnectar cel·les.
- Realitzeu totes les operacions sobre dades XML. En paraules senzilles, hi ha restriccions per estructurar una gran quantitat de dades, inclosa l'edició de les seves matrius. XML és un dels tipus de fitxers més obscurs per als principiants, però és molt senzill. Amb aquest tipus de fitxer, podeu transferir dades fent canvis per lots al document.
En poques paraules, la coautorització us permet realitzar operacions estàndard en un document, però hi ha més opcions professionals disponibles només per a una persona. Això es deu al fet que les mateixes macros o canvis de lots XML són una mica més difícils de retrocedir.
Desactivar l'ús compartit i tornar-lo a habilitar és una altra manera de limitar el que poden fer els usuaris d'Excel. Podeu fer els canvis necessaris vosaltres mateixos, privant així temporalment altres persones de l'oportunitat d'editar alguna cosa.
Per fer-ho, heu de seguir aquests passos.
- Obriu la pestanya "Revisió", aneu a l'element "Correccions" i seleccioneu l'element "Resalta les revisions" al menú emergent.
- Després d'això, apareix una finestra en la qual heu de desmarcar les caselles al costat dels elements "Usuari" i "En el rang".
- Després d'això, apareix un registre de canvis, que és necessari per a la còpia de seguretat de les dades.
Després d'això, podeu desactivar l'ús compartit. Per fer-ho, a la mateixa pestanya de la cinta, seleccioneu l'element "Accés al llibre" i desmarqueu "Permetre que diversos usuaris modifiquin el fitxer".
Això és tot, ara la compartició està desactivada.
Per tant, és bastant fàcil configurar la coautoría a Excel. Per descomptat, hi ha algunes restriccions que no us permeten utilitzar el document al màxim. Però es resolen de manera senzilla, n'hi ha prou amb desactivar l'ús compartit durant un temps i després activar-lo quan s'hagin fet els canvis necessaris.