Excel per a analistes. 4 Tècniques d'anàlisi de dades en Excel

Excel és un dels millors programes d'anàlisi de dades. I gairebé totes les persones en una o altra etapa de la vida van haver de tractar amb números i dades de text i processar-les amb terminis ajustats. Si encara necessiteu fer-ho, us descriurem tècniques que us ajudaran a millorar significativament la vostra vida. I per fer-ho més visual, mostrarem com implementar-los mitjançant animacions.

Anàlisi de dades mitjançant taules dinàmiques d'Excel

Les taules dinàmiques són una de les maneres més senzilles d'automatitzar el processament de la informació. Us permet acumular una gran varietat de dades que no estan absolutament estructurades. Si l'utilitzeu, gairebé sempre us podeu oblidar del que són un filtre i una classificació manual. I per crear-los, només cal prémer un parell de botons i introduir uns quants paràmetres senzills, depenent de la manera de presentar els resultats que necessiteu específicament en una situació concreta.

Hi ha moltes maneres d'automatitzar l'anàlisi de dades a Excel. Aquestes són tant eines integrades com complements que es poden descarregar a Internet. També hi ha un complement "Analysis Toolkit", que va ser desenvolupat per Microsoft. Té totes les funcions necessàries perquè pugueu obtenir tots els resultats que necessiteu en un fitxer Excel.

El paquet d'anàlisi de dades desenvolupat per Microsoft només es pot utilitzar en un sol full de treball en una unitat de temps. Si processarà informació situada en diversos, la informació resultant es mostrarà exclusivament en un. En altres, els intervals es mostraran sense cap valor, en els quals només hi ha formats. Per analitzar informació en diversos fulls, cal que utilitzeu aquesta eina per separat. Aquest és un mòdul molt gran que admet un gran nombre de funcions, en particular, us permet realitzar els següents tipus de processament:

1. Anàlisi de dispersió.
2. Anàlisi de correlació.
3. Covariància.
4. Càlcul de mitjana mòbil. Un mètode molt popular en estadístiques i comerç.
5. Obteniu números aleatoris.
6. Realitzar operacions de selecció.

Aquest complement no està activat per defecte, però s'inclou al paquet estàndard. Per utilitzar-lo, cal activar-lo. Per fer-ho, seguiu els passos següents:

1. Aneu al menú "Fitxer" i allà trobeu el botó "Opcions". Després d'això, aneu a "Complements". Si heu instal·lat la versió 2007 d'Excel, heu de fer clic al botó "Opcions d'Excel", que es troba al menú Office.
2. A continuació, apareix un menú emergent, titulat "Gestió". Allà trobem l'element "Complements d'Excel", feu-hi clic i, després, al botó "Vés". Si utilitzeu un ordinador Apple, obriu la pestanya "Eines" al menú i, a continuació, cerqueu l'element "Complements per a Excel" a la llista desplegable.
3. Al diàleg que va aparèixer després, heu de marcar la casella que hi ha al costat de l'element "Paquet d'anàlisi" i, a continuació, confirmeu les vostres accions fent clic al botó "D'acord".

En algunes situacions, pot resultar que aquest complement no s'hagi trobat. En aquest cas, no estarà a la llista de complements. Per fer-ho, feu clic al botó "Examinar". També podeu rebre informació d'aquest ordinador que el paquet falta completament. En aquest cas, cal instal·lar-lo. Per fer-ho, feu clic al botó "Sí".

Abans de poder habilitar el paquet d'anàlisi, primer heu d'activar VBA. Per fer-ho, cal descarregar-lo de la mateixa manera que el propi complement.

Com treballar amb taules dinàmiques

La informació inicial pot ser qualsevol cosa. Pot ser informació sobre vendes, lliurament, enviaments de productes, etc. Independentment d'això, la seqüència de passos sempre serà la mateixa:

1. Obriu el fitxer que conté la taula.
2. Seleccioneu el rang de cel·les que analitzarem mitjançant la taula dinàmica.
3. Obriu la pestanya "Insereix" i allà heu de trobar el grup "Taules", on hi ha un botó "Taula dinàmica". Si utilitzeu un ordinador amb el sistema operatiu Mac OS, haureu d'obrir la pestanya "Dades" i aquest botó es trobarà a la pestanya "Anàlisi".
4. Això obrirà un diàleg titulat "Crea una taula dinàmica".
5. A continuació, configureu la visualització de dades perquè coincideixi amb l'interval seleccionat.

Hem obert una taula, la informació en la qual no està estructurada de cap manera. Per fer-ho, podeu utilitzar la configuració dels camps de la taula dinàmica a la part dreta de la pantalla. Per exemple, enviem la "Quantitat de comandes" al camp "Valors" i informació sobre els venedors i la data de venda, a les files de la taula. A partir de les dades contingudes en aquesta taula, els imports es van determinar automàticament. Si cal, podeu obrir la informació de cada any, trimestre o mes. Això us permetrà obtenir la informació detallada que necessiteu en un moment concret.

El conjunt de paràmetres disponibles serà diferent de quantes columnes hi hagi. Per exemple, el nombre total de columnes és 5. I només cal col·locar-les i seleccionar-les de la manera correcta i mostrar la suma. En aquest cas, realitzem les accions que es mostren en aquesta animació.

Podeu especificar la taula dinàmica especificant, per exemple, un país. Per fer-ho, incloem l'element "País".

També podeu veure informació sobre venedors. Per fer-ho, substituïm la columna "País" per "Venedor". El resultat serà el següent.

Anàlisi de dades amb mapes 3D

Aquest mètode de visualització georeferenciada permet buscar patrons vinculats a regions, així com analitzar aquest tipus d'informació.

L'avantatge d'aquest mètode és que no cal registrar les coordenades per separat. Només cal escriure correctament la ubicació geogràfica a la taula.

Com treballar amb mapes 3D a Excel

La seqüència d'accions que cal seguir per treballar amb mapes 3D és la següent:

1. Obriu un fitxer que contingui l'interval de dades d'interès. Per exemple, una taula on hi ha una columna "País" o "Ciutat".
2. La informació que es mostrarà al mapa primer s'ha de formatar com a taula. Per fer-ho, heu de trobar l'element corresponent a la pestanya "Inici".
3. Seleccioneu les cel·les a analitzar.
4. Després d'això, aneu a la pestanya "Insereix" i allà trobem el botó "Mapa 3D".

A continuació, es mostra el nostre mapa, on les ciutats de la taula es representen com a punts. Però realment no necessitem només la presència d'informació sobre assentaments al mapa. És molt més important per a nosaltres veure la informació que hi ha lligada. Per exemple, aquelles quantitats que es poden mostrar com l'alçada de la columna. Després de realitzar les accions indicades en aquesta animació, quan passeu el cursor per sobre de la columna corresponent, es mostraran les dades associades a aquesta.

També podeu utilitzar un gràfic circular, que és molt més informatiu en alguns casos. La mida del cercle depèn de la quantitat total.

Full de previsió en Excel

Sovint, els processos empresarials depenen de les característiques estacionals. I aquests factors s'han de tenir en compte en l'etapa de planificació. Hi ha una eina especial d'Excel per a això, que us agradarà amb la seva alta precisió. És significativament més funcional que tots els mètodes descrits anteriorment, per excel·lents que siguin. De la mateixa manera, l'abast del seu ús és molt ampli: estructures comercials, financeres, de màrqueting i fins i tot governamentals.

Important: per calcular la previsió, cal obtenir informació de l'hora anterior. La qualitat de la previsió depèn de la durada de les dades. Es recomana tenir dades desglossades en intervals regulars (per exemple, trimestral o mensual).

Com treballar amb el full de previsió

Per treballar amb un full de previsió, heu de fer el següent:

1. Obriu el fitxer, que conté una gran quantitat d'informació sobre els indicadors que hem d'analitzar. Per exemple, durant l'any passat (tot i que com més millor).
2. Destaca dues línies d'informació.
3. Aneu al menú "Dades" i allà feu clic al botó "Full de previsió".
4. Després d'això, s'obrirà un diàleg en el qual podeu seleccionar el tipus de representació visual de la previsió: un gràfic o un histograma. Tria la que s'adapti a la teva situació.
5. Estableix la data en què ha d'acabar la previsió.

A l'exemple següent, proporcionem informació per a tres anys: 2011-2013. En aquest cas, es recomana indicar intervals de temps, i no números específics. És a dir, és millor escriure març de 2013, i no un número concret com el 7 de març de 2013. Per obtenir una previsió per a l'any 2014 a partir d'aquestes dades, cal obtenir dades ordenades en files amb la data i els indicadors que estaven en aquell moment. Destaca aquestes línies.

A continuació, aneu a la pestanya "Dades" i cerqueu el grup "Previsió". Després d'això, aneu al menú "Full de previsió". Després d'això, apareixerà una finestra en la qual tornarem a seleccionar el mètode per presentar la previsió i, a continuació, establim la data en què s'hauria de completar la previsió. Després d'això, feu clic a "Crear", després de les quals obtenim tres opcions de previsió (mostrades per una línia taronja).

Anàlisi ràpida en Excel

El mètode anterior és molt bo perquè permet fer prediccions reals a partir d'indicadors estadístics. Però aquest mètode us permet dur a terme una intel·ligència empresarial completa. És genial que aquesta funció es creï de la manera més ergonòmica possible, ja que per aconseguir el resultat desitjat, cal realitzar literalment algunes accions. Sense càlculs manuals, sense escriure cap fórmula. Simplement seleccioneu l'interval que voleu analitzar i establiu l'objectiu final.

És possible crear una varietat de gràfics i micrografies directament a la cel·la.

Com treballar

Per tant, per funcionar, hem d'obrir un fitxer que contingui el conjunt de dades que cal analitzar i seleccionar l'interval adequat. Després de seleccionar-lo, automàticament tindrem un botó que permetrà elaborar un resum o realitzar un conjunt d'altres accions. S'anomena anàlisi ràpida. També podem definir els imports que s'introduiran automàticament a la part inferior. Podeu veure més clarament com funciona en aquesta animació.

La funció d'anàlisi ràpida també us permet formatar les dades resultants de diferents maneres. I podeu determinar quins valors es troben més o menys directament a les cel·les de l'histograma que apareix després de configurar aquesta eina.

A més, l'usuari pot posar una varietat de marcadors que indiquen valors més grans i més petits en relació amb els de la mostra. Així, els valors més grans es mostraran en verd, i els més petits en vermell.

Realment vull creure que aquestes tècniques us permetran augmentar significativament l'eficiència del vostre treball amb fulls de càlcul i aconseguir tot el que voleu el més ràpidament possible. Com podeu veure, aquest programa de fulls de càlcul ofereix possibilitats molt àmplies fins i tot en la funcionalitat estàndard. I què podem dir dels complements, que són molt nombrosos a Internet. Només és important tenir en compte que tots els complements s'han de revisar acuradament per detectar virus, perquè els mòduls escrits per altres persones poden contenir codi maliciós. Si Microsoft desenvolupa els complements, es pot utilitzar amb seguretat.

El paquet d'anàlisi de Microsoft és un complement molt funcional que fa de l'usuari un veritable professional. Permet realitzar gairebé qualsevol processament de dades quantitatives, però és bastant complicat per a un usuari novell. El lloc d'ajuda oficial de Microsoft té instruccions detallades sobre com utilitzar diferents tipus d'anàlisi amb aquest paquet.