contingut
Els usuaris d'Excel sovint es veuen obligats a presentar els resultats del seu treball en presentacions. Per fer-ho, heu de convertir el fitxer a un format més convenient, com ara PDF. A més, la transformació del document permet protegir les dades de correccions no desitjades quan es transfereixen a tercers. Si la taula conté fórmules implicades en els càlculs, la conversió a format PDF permet protegir les dades de canvis accidentals o de danys en transferir el document a un altre ordinador. Fem una ullada més de prop a tots els mètodes de conversió.
Converteix un fitxer Excel a PDF
A les versions anteriors d'Excel, no hi ha manera de desar el fitxer en un altre format que no sigui xls. Vaig haver de buscar programes especials de conversió o utilitzar recursos d'Internet que poguessin traduir un format de document a un altre. Des Sobresortir-2010, la funcionalitat del programa es va complementar amb una característica tan necessària que us permet convertir immediatament un fitxer sense sortir d'Excel.
- En primer lloc, heu de seleccionar les cel·les que voleu convertir. Aneu al menú de la pestanya "Fitxer". Abans de desar, heu d'assegurar-vos que les vores de la taula no s'estengui més enllà del full del document PDF.
1 - A continuació, passem al procés de desar. Al menú "Fitxer" que s'obre, activant la categoria "Desa com a...", a la part dreta, aneu a l'opció "Examinar".
2 - Després d'això, apareixerà una finestra en la qual hauríeu de decidir la ubicació del fitxer i el seu nom.
3 - A la part inferior de la finestra trobem la categoria "Tipus de fitxer" i, fent clic a la línia amb el botó esquerre del ratolí de l'ordinador, cridarem una llista d'opcions des de les quals podeu seleccionar el format del document. En el nostre cas, seleccioneu el tipus de fitxer PDF.
4 - Sota la línia "Tipus de fitxer" hi haurà diversos paràmetres addicionals necessaris per a la conversió. L'optimització estàndard és adequada per a la impressió i la publicació a Internet, i la mida mínima permet optimitzar el document per col·locar-lo a les pàgines dels llocs d'Internet. Després d'haver escollit l'opció d'optimització adequada, hauríeu de posar una marca al costat. Per tal que el document desat d'aquesta manera s'obri després de la conversió, val la pena marcar la casella corresponent.
5
Per a un ajust clar i detallat del procés de conversió, els experts recomanen parar atenció a paràmetres addicionals en els quals es poden fer tots els punts aclaridors per a una millor visualització del contingut de les taules.
- A la finestra que apareix, podeu especificar quines pàgines voleu convertir. Seleccioneu un rang de dades, com ara fulls de treball seleccionats, un interval específic o un llibre de treball d'Excel sencer. També hi ha dades addicionals de fitxers no imprimibles que es poden inserir en un document nou: etiquetes d'estructura del document i les seves propietats. Per regla general, els paràmetres ja establerts a la finestra corresponen als requisits estàndard, però si cal, es poden ajustar. Per activar els canvis, feu clic a "D'acord".
6 - Completem el procés de conversió prement el botó "Desa".
7 - El procés de conversió pot trigar una mica, depenent de la mida de les taules. Apareixerà un document PDF a la carpeta especificada. D'acord amb la configuració, immediatament després de la conversió, el document s'obrirà en un editor que el pugui llegir.
8
Converteix el full de càlcul d'Excel a PDF mitjançant aplicacions externes
Si l'usuari treballa amb fulls de càlcul Excel versions 1997-2003, després per convertir el fitxer a format PDF cal utilitzar eines de tercers. Un dels programes més populars és FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Instal·lem l'aplicació. Podeu descarregar el fitxer d'instal·lació al lloc web oficial www.foxpdf.com.
- Quan inicieu el programa, apareixerà una finestra de treball, en la qual haureu d'anar al menú "Afegeix un fitxer Excel" per seleccionar el fitxer desitjat.
9 - El programa us permet convertir diversos fitxers alhora, la qual cosa és un avantatge indiscutible. Un cop decidit els fitxers, feu clic a "Obre".
10 - Els fitxers seleccionats es mostraran a la finestra del programa. Cada fitxer ha de tenir una marca de verificació al costat. Si la casella de selecció no està marcada, el fitxer es mantindrà en el mateix format.
11 - Després de la conversió, els fitxers es desaran a la carpeta seleccionada per defecte. Per seleccionar una adreça diferent, aneu al paràmetre Camí de sortida a la part inferior de la pàgina. Quan feu clic al botó amb punts suspensius, apareixerà un menú amb l'adreça de la carpeta actual. Si cal, es pot canviar la ubicació d'emmagatzematge.
12 - Quan s'hagin completat tots els passos preparatoris, procediu a la conversió prement el botó PDF a la dreta de la línia del camí de sortida.
13
Aplicació d'un servei en línia per convertir format Excel a PDF
Malgrat la senzillesa de l'aplicació FoxPDF Excel to PDF Converter, aquest programari és de pagament. I si la necessitat de convertir Excel a PDF apareix molt poques vegades, podeu utilitzar els recursos en línia disponibles a Internet.
Aquests recursos us permeten convertir taules a PDF de forma gratuïta, però poden tenir un límit en el nombre de transaccions per dia. Només es pot accedir a alguns serveis després de registrar-se i proporcionar la vostra adreça de correu electrònic vàlida, a la qual s'enviarà el document ja convertit.
A més, per treballar amb determinats llocs, heu d'assegurar-vos que el fitxer compleix els requisits. Considereu el principi de funcionament d'un d'aquests recursos d'Internet amb l'exemple de SmallPDF:
- Aneu al lloc https://smallpdf.com/en. Seleccioneu la categoria anomenada "Excel a PDF".
14 - Aquí haureu d'especificar el document desitjat mitjançant el botó "Seleccionar fitxer" o simplement arrossegar i deixar anar el fitxer Excel al camp requerit. El recurs us permet convertir diversos documents alhora.
15 - A continuació ve la conversió automàtica. Després de la seva finalització, el fitxer acabat s'ha de desar activant el botó "Desa el fitxer".
16 - Apareixerà una finestra en la qual hauríeu d'especificar l'adreça de la carpeta per col·locar fitxers PDF.
Conclusió
Cadascun d'aquests mètodes per convertir fulls de càlcul d'Excel a fitxers PDF té costats positius i negatius. Per descomptat, desar el document directament dins del programa Excel us permet assolir el vostre objectiu de manera ràpida i còmoda. Però, com s'ha esmentat anteriorment, aquesta característica només va aparèixer a la versió de 2010.
Podeu utilitzar recursos en línia per convertir fitxers només si teniu connexió a Internet, i això no sempre està disponible. Les aplicacions i programes especials també són còmodes d'utilitzar. Al mateix temps, no oblideu que aquests serveis de vegades requereixen una compra. En qualsevol cas, l'elecció de com convertir el fitxer xls a pdf roman en l'usuari.