Treballar amb cel·les a Excel

Un gran nombre d'usuaris d'Excel cometen el mateix error. Confonen dos tipus d'operacions fonamentalment diferents: dins de la cèl·lula i darrere d'ella. Però la diferència entre ells és enorme.

El fet és que cada cel·la és un element amb totes les funcions, que és un camp d'entrada amb moltes possibilitats. S'hi introdueixen fórmules, números, text, operadors lògics, etc. El text en si pot tenir estil: canvieu-ne la mida i l'estil, així com la seva ubicació dins de la cel·la.

Per exemple, en aquesta imatge podeu veure que el text dins de la cel·la és vermell i negreta.

En aquest cas, és important parar atenció al fet que la cel·la que es mostra a la imatge està actualment en mode d'edició de contingut. Per entendre en quin estat específic es troba la cel·la en el vostre cas, podeu utilitzar el cursor de text dins. Però encara que no sigui visible, la cel·la pot estar en mode d'edició. Podeu entendre-ho per la presència de botons actius per confirmar i cancel·lar l'entrada. 

Una característica important d'aquest mode és que és impossible realitzar totes les operacions possibles amb una cel·la. Si mireu la barra d'eines de la cinta, veureu que la majoria dels botons no estan actius. Aquí és on s'expressa el principal error. Però parlem de tot en ordre, començant pel bàsic i després augmentarem el nivell de complexitat perquè tothom pugui aprendre alguna cosa útil.

Conceptes bàsics

Per tant, l'element principal de la taula és la cel·la. Es troba a la intersecció d'una columna i una fila i, per tant, té la seva pròpia adreça, que es pot utilitzar en fórmules per apuntar-hi, obtenir certes dades, etc. 

Per exemple, la cel·la B3 té les coordenades següents: fila 3, columna 2. La podeu veure a l'extrem superior esquerre, directament a sota del menú de navegació. 

El segon concepte important és el quadern de treball. Es tracta d'un document obert per l'usuari, que conté una llista de fulls, que al seu torn estan formats per cel·les. Qualsevol document nou inicialment no conté cap informació, i al camp de vi corresponent l'adreça de la cel·la seleccionada actualment.

També es mostren els noms de columnes i files. Quan se selecciona una de les cel·les, els elements corresponents a la barra de coordenades es ressaltaran en taronja.

Per introduir informació cal, com ja hem entès anteriorment, passar al mode d'edició. Heu de seleccionar la cel·la adequada fent-hi clic amb l'esquerra i, a continuació, introduïu les dades. També podeu navegar entre les diferents cel·les utilitzant el teclat amb els botons de fletxa.

Operacions bàsiques de la cèl·lula

Seleccioneu cel·les en un rang

L'agrupació de la informació a Excel es realitza segons un rang especial. En aquest cas, es seleccionen diverses cel·les alhora, així com files i columnes, respectivament. Si els seleccioneu, es mostra tota l'àrea i la barra d'adreces proporciona un resum de totes les cel·les seleccionades.

Fusionant cèl·lules

Un cop seleccionades les cel·les, ara es poden combinar. Abans de fer-ho, es recomana copiar l'interval seleccionat prement la combinació de tecles Ctrl + C i moure'l a una altra ubicació amb les tecles Ctrl + V. D'aquesta manera podeu desar una còpia de seguretat de les vostres dades. Això s'ha de fer, perquè quan es fusionen les cel·les s'esborra tota la informació que hi conté. I per restaurar-lo, cal tenir-ne una còpia.

A continuació, heu de fer clic al botó que es mostra a la captura de pantalla. Hi ha diverses maneres de combinar cel·les. Cal triar el que millor s'adapti a la situació.

Trobar el botó necessari. Al menú de navegació, a la pestanya "Inici", cerqueu el botó que estava marcat a la captura de pantalla anterior i mostreu la llista desplegable. Hem seleccionat Combina i centra. Si aquest botó està inactiu, haureu de sortir del mode d'edició. Això es pot fer prement la tecla Enter. 

Si necessiteu ajustar la posició del text a la cel·la gran resultant, podeu fer-ho mitjançant les propietats d'alineació que es troben a la pestanya Inici.

Divisió de cèl·lules

Aquest és un procediment bastant senzill que repeteix una mica el paràgraf anterior:

1. Seleccionar una cel·la que s'ha creat prèviament fusionant diverses altres cel·les. La separació dels altres no és possible. 
2. Un cop seleccionat el bloc combinat, la tecla de combinació s'il·luminarà. Després de fer-hi clic, totes les cel·les es separaran. Cadascun d'ells rebrà la seva pròpia adreça. Les files i columnes es tornaran a calcular automàticament. 

Cerca de cel·les

És molt fàcil passar per alt informació important quan heu de treballar amb grans quantitats de dades. Per resoldre aquest problema, podeu utilitzar la cerca. A més, podeu cercar no només paraules, sinó també fórmules, blocs combinats i qualsevol cosa que vulgueu. Per fer-ho, heu de realitzar els passos següents:

1. Assegureu-vos que la pestanya Inici estigui oberta. Hi ha una àrea "Edició" on podeu trobar la tecla "Cerca i selecciona".
2. Després d'això, s'obrirà un quadre de diàleg amb un camp d'entrada en el qual podeu introduir el valor que necessiteu. També hi ha una opció per especificar paràmetres addicionals. Per exemple, si necessiteu trobar cel·les combinades, heu de fer clic a "Opcions" - "Format" - "Alineació" i marcar la casella al costat de la cerca de cel·les combinades.
3. La informació necessària es mostrarà en una finestra especial.

També hi ha una funció "Troba-ho tot" per cercar totes les cel·les combinades.

Treballar amb el contingut de cel·les d'Excel

Aquí veurem algunes funcions que permeten treballar amb text d'entrada, funcions o números, com realitzar operacions de còpia, moviment i reproducció. Mirem cadascun d'ells per ordre.

1. Entrada. Aquí tot és senzill. Heu de seleccionar la cel·la desitjada i només començar a escriure.
2. Eliminació d'informació. Per fer-ho, podeu utilitzar tant la tecla Suprimeix com la tecla Retrocés. També podeu utilitzar la tecla d'esborrar al tauler d'edició.
3. Còpia. És molt convenient fer-ho amb les tecles d'accés ràpid Ctrl + C i enganxar la informació copiada a la ubicació desitjada mitjançant la combinació Ctrl + V. D'aquesta manera, es pot dur a terme una multiplicació ràpida de dades. Es pot utilitzar no només a Excel, sinó també a gairebé qualsevol programa amb Windows. Si s'ha realitzat una acció incorrecta (per exemple, s'ha inserit un text incorrecte), podeu tornar enrere prement la combinació Ctrl + Z.
4. Retallant. Es porta a terme mitjançant la combinació Ctrl + X, després de la qual cal inserir les dades al lloc correcte amb les mateixes tecles d'accés ràpid Ctrl + V. La diferència entre tallar i copiar és que amb aquest últim, les dades s'emmagatzemen al primer lloc, mentre que el fragment tallat roman només al lloc on s'ha introduït. 
5. Formatatge. Les cèl·lules es poden canviar tant a l'exterior com a l'interior. L'accés a tots els paràmetres necessaris es pot obtenir fent clic amb el botó dret a la cel·la requerida. Apareixerà un menú contextual amb tots els paràmetres.

Operacions aritmètiques

Excel és principalment una calculadora funcional que us permet realitzar càlculs de diversos nivells. Això és especialment útil per a la comptabilitat. Aquest programa us permet realitzar totes les operacions imaginables i inconcebibles amb números. Per tant, cal entendre com funcionen les diferents funcions i caràcters que es poden escriure en una cel·la.

En primer lloc, heu d'entendre la notació que indica una operació aritmètica particular:

1. + – suma.
2. – – resta.
3. * – multiplicació.
4. / - divisió.
5. ^ - exponenciació.
6. % és un percentatge. 

Comenceu a introduir una fórmula en una cel·la amb un signe igual. Per exemple, 

= 7 + 6

Després de prémer el botó "ENTER", les dades es calculen automàticament i el resultat es mostra a la cel·la. Si com a resultat del càlcul resulta que hi ha un gran nombre de dígits després del punt decimal, podeu reduir la profunditat de bits mitjançant un botó especial a la pestanya "Inici" a la secció "Nombre".

Ús de fórmules a Excel

Si cal fer un balanç final, llavors la suma sola no és suficient. Després de tot, consta d'una gran quantitat de dades. Per aquest motiu, s'han desenvolupat tecnologies que permeten crear una taula amb només un parell de clics.

Per fer-ho més clar, creem una taula tan senzilla amb dades, on cal calcular diversos valors alhora.

Per obtenir el resultat final, només cal que sumeu els valors de cada article durant les dues primeres setmanes. Això és fàcil perquè també podeu introduir manualment una petita quantitat de dades. Però què, també mans per rebre l'import? Què cal fer per sistematitzar la informació disponible?

Si utilitzeu una fórmula en una cel·la, podeu realitzar fins i tot els càlculs més complexos, així com programar el vostre document perquè faci el que vulgueu.

A més, la fórmula es pot seleccionar directament des del menú, que s'anomena prement el botó fx. Hem seleccionat la funció SUMA al quadre de diàleg. Per confirmar l'acció, heu de prémer el botó "Enter". Abans d'utilitzar realment les funcions, es recomana practicar una mica a la caixa de sorra. És a dir, crear un document de prova, on es poden elaborar una mica diverses fórmules i veure com funcionen. 

Errors en introduir una fórmula en una cel·la

Com a resultat d'introduir una fórmula, es poden produir diversos errors:

1. ##### – Aquest error es genera si s'obté un valor inferior a zero en introduir una data o una hora. També es pot mostrar si no hi ha prou espai a la cel·la per acollir totes les dades. 
2. #N/A: aquest error apareix si és impossible determinar les dades, així com si es viola l'ordre d'introducció dels arguments de la funció.
3. #ENLLAÇ! En aquest cas, Excel informa que s'ha especificat una adreça de columna o fila no vàlida. 
4. #BUIT! Es mostra un error si la funció aritmètica s'ha construït incorrectament.
5. #NÚMERO! Si el nombre és excessivament petit o gran.
6. #VALOR! Indica que s'està utilitzant un tipus de dades no compatible. Això pot passar si una cel·la que s'utilitza per a la fórmula conté text i l'altra conté números. En aquest cas, els tipus de dades no coincideixen entre si i Excel comença a jurar.
7. #DIV/0! – la impossibilitat de dividir per zero.
8. #NOM? – el nom de la funció no es pot reconèixer. Per exemple, hi ha un error.

Tecles d'accés ràpid

Les tecles d'accés directe faciliten la vida, sobretot si heu de repetir el mateix tipus d'accions sovint. Les tecles d'accés directe més populars són les següents:

1. CTRL + fletxa del teclat: seleccioneu totes les cel·les que es troben a la fila o columna corresponent.
2. CTRL + MAJÚS + "+": inseriu l'hora que hi ha al rellotge en aquest moment.
3. CTRL + ; – inseriu la data actual amb la funció de filtratge automàtic segons les regles d'Excel.
4. CTRL + A: seleccioneu totes les cel·les.

Configuració de l'aparença de la cel·la

El disseny de la cel·la escollit correctament us permet fer-lo més atractiu i la gamma és fàcil de llegir. Hi ha diverses opcions d'aspecte de cel·les que podeu personalitzar.

Límits

La gamma de funcions del full de càlcul també inclou la configuració de les vores. Per fer-ho, feu clic a les cel·les d'interès i obriu la pestanya "Inici", on feu clic a la fletxa situada a la dreta del botó "Bordes". Després d'això, apareixerà un menú en el qual podeu establir les propietats de vora necessàries.

Es poden dibuixar vores. Per fer-ho, heu de trobar l'element "Dibuixa vores", que es troba en aquest menú emergent.

Color d’ompliment

Primer heu de seleccionar aquelles cel·les que s'han d'omplir amb un color determinat. Després d'això, a la pestanya "Inici", cerqueu la fletxa situada a la dreta de l'element "Color d'ompliment". Apareixerà un menú emergent amb una llista de colors. Simplement seleccioneu l'ombra desitjada i la cel·la s'omplirà automàticament.

Life hack: si passeu el cursor per sobre de diferents colors, podeu veure quina serà l'aparença de la cel·la després d'omplir-la amb un color determinat.

Estils cel·lulars

Els estils de cel·la són opcions de disseny ja fetes que es poden afegir amb un parell de clics. Podeu trobar el menú a la pestanya "Inici" a la secció "Estils de cel·les".